Custom GPT für die Buchhaltung erstellen

Was ein Custom GPT für Ihre Buchhaltung ist

Wichtig: OpenAI hat angekündigt, eigene GPTs (Custom GPTs) zum 11. Dezember 2026 einzustellen; ihre Actions werden dabei nicht übernommen und müssten als App oder über einen eigenen MCP-Server neu gebaut werden. Einen eigenen MCP-Server bindet ChatGPT nur per OAuth oder ganz ohne Anmeldung an — einen API-Schlüssel kann es dort nicht mitgeben. Mit Ihrem OpenAI-Konto verbindet heute Codex (Kommandozeile oder IDE-Erweiterung) die Buchhaltung direkt mit Ihrem Schlüssel: In ~/.codex/config.toml tragen Sie unter [mcp_servers.buchhaltung] url = "https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp" und bearer_token_env_var = "JAB_API_KEY" ein. Den Weg beschreibt die Seite /ki-agent/buchhaltung-mit-chatgpt. Bis dahin gilt: Ein Custom GPT ist kein Sonderprodukt und kein Konnektor von uns, sondern ein wiederverwendbarer Assistent, den Sie selbst benennen, konfigurieren und der Ihre Buchhaltung über die offene REST-API anspricht.

In drei Bausteinen zusammengesetzt

Einen Custom GPT für die Buchhaltung erstellen Sie im GPT-Builder, nicht im Code. Genau diese Bündelung aus Name, dauerhaften Anweisungen und Aktion macht aus einem einmaligen API-Aufruf einen wiederverwendbaren Assistenten. Drei Angaben genügen, damit er Ihre echten Zahlen sieht.

• Name und Anweisungen: Sie geben dem GPT einen Namen und beschreiben im Anweisungsfeld sein dauerhaftes Verhalten — etwa "Antworte als nüchterner Buchhalter, weise Beträge in Euro mit zwei Nachkommastellen aus und buche nie ohne ausdrückliche Bestätigung". Diese Anweisung gilt bei jedem Aufruf.
• Aktionen (OpenAPI-Schema): Unter "Aktionen" hinterlegen Sie die Basisadresse und die Endpunktliste aus der API-Dokumentation. Der GPT liest daraus, welche Operationen es gibt und welche Parameter sie erwarten.
• Authentifizierung: Als Auth-Typ wählen Sie "API-Schlüssel" und den Bearer-Header; als Wert tragen Sie Ihren Schlüssel mit dem Präfix jab_live_ ein. Ein separater apikey-Header ist nicht nötig.
• Scope bewusst wählen: read für reine Auswertungen, write nur, wenn der GPT tatsächlich buchen soll. Für einen abgegrenzten Auftrag wählen Sie die kürzeste Laufzeit von 30 Tagen und widerrufen den Schlüssel danach.

Die Action einrichten

So sieht die Konfiguration der Aktion und ein lesender Aufruf im Klartext aus. Genau diese Art Anfrage stellt der Custom GPT im Hintergrund, wenn Sie nach den Zahlen eines Jahres fragen. Ersetzen Sie $BASIS_URL und den Schlüssel durch Ihre Werte aus der App unter Einstellungen → „KI-Agent & API“.

# ChatGPT → GPT bearbeiten → Konfigurieren → Aktionen → Neue Aktion
# Authentifizierung: API-Schlüssel  →  Auth-Typ: Bearer
# Wert: jab_live_…
# Server-/Basis-URL: $BASIS_URL
#
# Beispiel-Aufruf, den die Aktion im Hintergrund ausführt
# (Saldenliste eines Wirtschaftsjahres lesen):
curl -H "Authorization: Bearer jab_live_…" \
  "$BASIS_URL/saldenliste?fiscal_year_id=<id aus GET /fiscal-years>"

Was der Custom GPT lesen und schreiben kann

Der Funktionsumfang entspricht der REST-API — es sind dieselben Operationen, die auch der MCP-Server als Werkzeuge anbietet. Nichts, was der GPT tut, geht über diese Liste hinaus.

• Lesen: Stammdaten, Wirtschaftsjahre, Kontenrahmen, Buchungsjournal, Saldenliste, offene Posten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungen, Belege, Bankumsätze, Anlagen, Kasse und die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Eine BWA leitet der GPT aus Saldenliste und Journal ab.
• Schreiben (nur mit write-Scope): buchen und stornieren, Ausgangsrechnungen stellen, Eingangsrechnungen und Zahlungen erfassen, Belege und Bankumsätze buchen sowie Stammdaten pflegen. Rechnungsversand und Festschreibung verlangen eigene Rechte (send, finalize).
• Kein SQL und kein freier Query: Der GPT ruft ausschließlich die benannten Endpoints auf, nicht Ihre Datenbank. Die Endpunktliste ist fest und dokumentiert.
• Ein Custom GPT mit read-Schlüssel eignet sich hervorragend für wiederkehrende Berichte und Monatsauswertungen, ohne dass jemand versehentlich bucht.

GoBD bleibt erzwungen — und ehrliche Grenzen

Der bequeme Weg über einen Custom GPT ändert nichts an den Grundregeln. Der Schlüssel steckt in Ihrer Hand, und die API bleibt eine Daten-Schnittstelle mit klaren Grenzen.

Schreibende Aufrufe laufen durch denselben Buchungskern wie die Eingabe von Hand. Es gilt append-only: festgeschriebene Buchungen werden nicht gelöscht, sondern per Storno neutralisiert, jede Buchung erfüllt Soll gleich Haben, und die Festschreibung bleibt unangetastet. Ein Custom GPT kann diese Regeln nicht umgehen, selbst wenn Sie ihn ausdrücklich darum bäten.

Wichtig zu wissen: Ein Custom GPT kann über die Schnittstelle weder eine E-Bilanz noch einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung erstellen oder übermitteln. Er bereitet die Zahlen vor — sauber gebucht und ausgewertet —, die später in der App zum Abschluss werden; Steuermeldungen kann er amtlich prüfen und vorbereiten, übermittelt wird über den Freigabe-Link in der App.

Ein Custom GPT lässt sich benennen und mit anderen teilen. Bedenken Sie dann, dass der Schlüssel hinter der Aktion den Zugang gewährt: Für alles, was Sie weitergeben, nehmen Sie einen read-Schlüssel mit kurzer Laufzeit und widerrufen ihn, sobald der Auftrag erledigt ist. Schlüssel werden nur als Hash gespeichert und sind jederzeit widerrufbar.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich ein Custom GPT von einfachen ChatGPT Actions?

Ein Custom GPT bündelt einen Namen, dauerhafte Anweisungen und die Aktion zu einem wiederverwendbaren, benennbaren Assistenten: Sie konfigurieren ihn einmal, und bei jedem Aufruf gilt dieselbe Verhaltensvorgabe und derselbe Endpunkt-Katalog. Eine Aktion in einem gewöhnlichen Chat ist dagegen an genau diese Unterhaltung gebunden. Technisch sprechen beide dieselbe REST-API mit demselben Bearer-Schlüssel und denselben GoBD-Regeln an — der Custom GPT macht die Anbindung nur dauerhaft und teilbar.

Worin unterscheidet sich ein Custom GPT vom MCP-Server?

Der MCP-Server ist ein Adapter, den MCP-fähige Clients wie Claude Code oder Codex direkt mit Ihrem Schlüssel sprechen. ChatGPT bindet eigene MCP-Server nur per OAuth oder ohne Anmeldung an, deshalb ging ein Custom GPT über GPT Actions gegen dieselbe REST-API. Custom GPTs stellt OpenAI laut Ankündigung zum 11. Dezember 2026 ein; der Weg mit Ihrem OpenAI-Konto ist dann Codex.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um den GPT zu erstellen?

Nein. Sie legen im GPT-Builder eine Aktion an, fügen die Basisadresse und die Endpunktliste aus der API-Dokumentation ein und tragen Ihren Bearer-Schlüssel ein. Das ist Konfiguration per Formular, kein Programmieren. Das fertige OpenAPI-Schema entnehmen Sie der Dokumentation und kopieren es unverändert.

Ist der Custom GPT ein Teil Ihrer Software?

Nein. Der Custom GPT ist Ihr eigenes Werkzeug in Ihrem ChatGPT-Konto. Wir stellen nur die offene REST-Schnittstelle bereit, an die Sie ihn andocken. Unsere Software basiert nicht auf ChatGPT, und der GPT läuft nicht bei uns — er ruft lediglich unsere dokumentierten Endpoints auf.

Kann ich verhindern, dass der Custom GPT bucht?

Ja. Verwenden Sie einen Schlüssel mit reinem read-Scope. Damit stehen dem GPT nur lesende Endpoints zur Verfügung; selbst eine ausdrückliche Buchungsbitte läuft ins Leere, weil das Schreibrecht fehlt. Ein read-plus-write-Schlüssel ist nur nötig, wenn der GPT tatsächlich buchen soll.

Kann der Custom GPT meinen Jahresabschluss oder die E-Bilanz erstellen?

Nein. Der GPT kann Zahlen ziehen und Buchungen anstoßen, die die Grundlage bilden — Jahresabschluss, Anhang, Lagebericht und E-Bilanz entstehen anschließend in der App. Steuermeldungen kann er über die Schnittstelle amtlich prüfen und vorbereiten; übermittelt wird über den Freigabe-Link in der App.