Gewinnausschüttung der GmbH buchen: vom Beschluss bis zur Kapitalertragsteuer

Ohne Beschluss keine Buchung

Über die Verwendung des Ergebnisses entscheiden die Gesellschafter (§ 29 GmbHG); der Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung gehört nach § 46 Nr. 1 GmbHG in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung. Erst mit dem Beschluss entsteht der Anspruch des Gesellschafters – vorher gibt es nichts zu passivieren.

Der Beschluss legt fest, welcher Teil des Ergebnisses ausgeschüttet, in Rücklagen eingestellt oder vorgetragen wird. Beschlossen wird über den Bilanzgewinn beziehungsweise den Jahresüberschuss zuzüglich Gewinnvortrag, nicht über den Kontostand.

Eine Vorabausschüttung während des laufenden Geschäftsjahres ist möglich, setzt aber einen entsprechenden Beschluss und eine belastbare Ergebnisprognose voraus. Sie wird auf einem eigenen Konto geführt (SKR03 2870, SKR04 7790), damit sie bei der späteren Ergebnisverwendung nicht doppelt erfasst wird.

Der Buchungssatz

• Beschlossene Ausschüttung: Gewinnvortrag vor Verwendung (SKR03 0860, SKR04 2970) an Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern für offene Ausschüttungen (SKR03 0755, SKR04 3519).
• Der Verbindlichkeitsposten erscheint in der Bilanz unter den sonstigen Verbindlichkeiten.
• Auszahlung an den Gesellschafter: Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern an Bank (SKR03 1200, SKR04 1800) – allerdings nur mit dem Nettobetrag nach Steuerabzug.
• Die einbehaltene Kapitalertragsteuer und der Solidaritätszuschlag werden bis zur Abführung als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt geführt, etwa über sonstige Verbindlichkeiten (SKR03 1700, SKR04 3500) oder ein eigens angelegtes Steuerverbindlichkeitskonto.
• Vorabausschüttung im laufenden Jahr: SKR03 2870, SKR04 7790.
• In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint nichts davon – die Ausschüttung mindert das Einkommen der Gesellschaft nach § 8 Abs. 3 Satz 1 KStG nicht.

Kapitalertragsteuer: der Zeitpunkt ist der Knackpunkt

Was beim Gesellschafter ankommt

• Bei einer natürlichen Person im Privatvermögen ist die Ausschüttung eine Einnahme aus Kapitalvermögen; die einbehaltene Kapitalertragsteuer hat grundsätzlich abgeltende Wirkung.
• Hält eine Kapitalgesellschaft die Beteiligung, greifen die Regeln für Beteiligungserträge nach § 8b KStG mit den dort vorgesehenen Voraussetzungen – ein Grund, warum Holdingstrukturen so verbreitet sind.
• Der Solidaritätszuschlag auf die Kapitalertragsteuer wird beim Gesellschafter angerechnet, der auf die Körperschaftsteuer der Gesellschaft gezahlte dagegen nicht.
• Bei Ausschüttungen aus dem steuerlichen Einlagekonto gelten Besonderheiten; die Verwendungsreihenfolge ist gesondert festzustellen.
• Eine verdeckte Gewinnausschüttung löst dieselben Kapitalertragsteuerfolgen aus wie eine offene – ohne dass jemand einen Beschluss gefasst hätte.

Beispiel: Ausschüttung von 40.000 Euro durchgebucht

• Beschluss am 20. Juni: Gewinnvortrag vor Verwendung (SKR03 0860, SKR04 2970) 40.000 Euro an Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern für offene Ausschüttungen (SKR03 0755, SKR04 3519) 40.000 Euro.
• Auszahlung am 30. Juni: Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern für offene Ausschüttungen 40.000 Euro an Bank 29.450 Euro und an Verbindlichkeiten aus Steuern und Abgaben (SKR03 1736, SKR04 3700) 10.550 Euro.
• Abführung am selben Tag: Verbindlichkeiten aus Steuern und Abgaben 10.550 Euro an Bank 10.550 Euro.
• Sieht der Beschluss vor, einen Teil in die Rücklagen einzustellen: Gewinnvortrag vor Verwendung an Andere Gewinnrücklagen (SKR03 0855, SKR04 2960).

Die Gesellschafterversammlung einer GmbH beschließt am 20. Juni, aus dem Gewinnvortrag 40.000 Euro an zwei Gesellschafter mit je 50 Prozent auszuschütten. Als Auszahlungstag nennt der Beschluss den 30. Juni. Beide Gesellschafter sind natürliche Personen ohne Kirchensteuerabzug.

Wann gilt die Ausschüttung als zugeflossen?

• Einen Auszahlungstag in den Beschluss aufnehmen. Ohne ihn ist die Steuer schon am Tag nach der Versammlung fällig.
• Bleibt der beschlossene Betrag am festgelegten Auszahlungstag stehen, gilt er für den Steuerabzug trotzdem an diesem Tag als zugeflossen.
• Die Anmeldung ist auch abzugeben, wenn kein Steuerabzug vorzunehmen ist; der Grund ist dann anzugeben (§ 45a Abs. 1 EStG).
• Bei kirchensteuerpflichtigen Gesellschaftern ermäßigt sich die Kapitalertragsteuer um 25 Prozent der darauf entfallenden Kirchensteuer (§ 43a Abs. 1 Satz 2 EStG); bei 9 Prozent Kirchensteuer beträgt sie 24,45 Prozent.

Maßgeblich ist der Tag, den der Beschluss als Auszahlungstag bestimmt (§ 44 Abs. 2 Satz 1 EStG). Nennt der Beschluss keinen Tag, gilt die Ausschüttung am Tag nach der Beschlussfassung als zugeflossen (§ 44 Abs. 2 Satz 2 EStG). In diesem Zeitpunkt entsteht die Kapitalertragsteuer, und zu diesem Zeitpunkt ist sie anzumelden und abzuführen, auch wenn das Geld erst später überwiesen wird.

Welche Beträge darf eine GmbH nicht ausschütten?

• Kapitalerhaltung (§ 30 Abs. 1 GmbHG): Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen darf nicht an die Gesellschafter fließen. Verbotene Zahlungen sind nach § 31 GmbHG zu erstatten.
• Aktivierte selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände und aktive latente Steuern (§ 268 Abs. 8 HGB): Nach der Ausschüttung müssen frei verfügbare Rücklagen zuzüglich Gewinnvortrag und abzüglich Verlustvortrag mindestens die angesetzten Beträge abzüglich der dafür gebildeten passiven latenten Steuern decken. Dasselbe gilt für den Betrag, um den Deckungsvermögen zum Zeitwert die Anschaffungskosten übersteigt.
• Pensionsrückstellungen (§ 253 Abs. 6 HGB): Der Unterschied zwischen der Abzinsung mit dem Zehnjahres- und dem Siebenjahresdurchschnitt ist ebenfalls gesperrt.
• Unternehmergesellschaft (§ 5a Abs. 3 GmbHG): Ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses gehört in die gesetzliche Rücklage und steht für Ausschüttungen nicht zur Verfügung.

Ein Jahresüberschuss in der Bilanz heißt noch nicht, dass er ausgeschüttet werden darf. Vor jedem Beschluss sind die gesetzlichen Sperren zu prüfen.

Ausschüttung aus dem steuerlichen Einlagekonto

• Rechenbeispiel: Eigenkapital laut Steuerbilanz zum Vorjahresende 100.000 Euro, davon Stammkapital 25.000 Euro, Einlagekonto 60.000 Euro. Ausschüttbarer Gewinn: 15.000 Euro. Von einer Ausschüttung über 40.000 Euro unterliegen 15.000 Euro dem Steuerabzug (3.750 Euro Kapitalertragsteuer und 206,25 Euro Solidaritätszuschlag); 25.000 Euro gelten als aus dem Einlagekonto gezahlt.
• Die Verwendung des Einlagekontos ist den Gesellschaftern nach amtlichem Muster zu bescheinigen (§ 27 Abs. 3 KStG).
• Fehlt diese Bescheinigung bis zur Bekanntgabe der ersten Feststellung für das Jahr der Ausschüttung, gilt die Einlagenrückgewähr als mit 0 Euro bescheinigt. Die Ausschüttung ist dann voll steuerpflichtig, und eine nachträgliche Bescheinigung ist ausgeschlossen (§ 27 Abs. 5 KStG).

Zuzahlungen der Gesellschafter, die nicht in das Stammkapital geleistet wurden, hält die GmbH auf dem steuerlichen Einlagekonto nach § 27 KStG fest. Ausschüttungen mindern dieses Konto nur, soweit sie den ausschüttbaren Gewinn zum Schluss des Vorjahres übersteigen. Ausschüttbarer Gewinn ist das Eigenkapital laut Steuerbilanz abzüglich gezeichnetem Kapital und Bestand des Einlagekontos. Diese Reihenfolge gilt unabhängig davon, ob handelsrechtlich Gewinnvortrag oder aufgelöste Kapitalrücklage ausgeschüttet wird (§ 27 Abs. 1 Satz 3 KStG).

Soweit das Einlagekonto als verwendet gilt, gehört die Ausschüttung beim Gesellschafter nicht zu den Einnahmen aus Kapitalvermögen (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG), und es wird keine Kapitalertragsteuer einbehalten. Bei Anteilen im Privatvermögen mindert der Betrag in der Regel die Anschaffungskosten der Beteiligung.

So läuft der Fall in unserer Software

• Den Feststellungsbeschluss nach § 46 Nr. 1 GmbHG erzeugen Sie ohne Aufpreis im Offenlegungsschritt des Jahresabschlusses: Gesellschafter, Geschäftsjahr und Jahresergebnis sind vorbefüllt, wählbar als Versammlungsniederschrift oder Umlaufbeschluss.
• Die Gesellschafterangaben lassen sich aus der im Handelsregister eingereichten Gesellschafterliste übernehmen.
• Alle übrigen Beschlüsse – Ergebnisverwendung, Ausschüttung, Entlastung – samt Archiv liegen im Beschlussmanagement.
• Die Kapitalertragsteuer gehört zum Steuer-Modul; den aktuell verfügbaren Einreichungsweg zeigt die Anwendung im Verfahren.
• Wer das Modul Digitale Unterschrift nutzt, gibt den Beschluss direkt in den Signaturvorgang und legt ihn unterschrieben wieder ab.

Typische Fehler bei der Ausschüttung

• Die Ausschüttung wird als Aufwand gebucht und mindert damit fälschlich das Ergebnis.
• Es wird ausgezahlt, bevor ein Gesellschafterbeschluss vorliegt.
• Die Kapitalertragsteuer wird erst zum Zehnten des Folgemonats überwiesen statt zeitgleich mit der Auszahlung.
• Der Bruttobetrag wird an den Gesellschafter überwiesen und die Steuer zusätzlich getragen, ohne das zu dokumentieren.
• Eine Vorabausschüttung wird über dasselbe Konto gebucht wie die spätere Ergebnisverwendung und dadurch doppelt erfasst.

Häufige Fragen

Ab wann darf eine GmbH ausschütten?

Erst nach Feststellung des Jahresabschlusses und einem Beschluss der Gesellschafter über die Ergebnisverwendung. Eine Vorabausschüttung während des Jahres ist möglich, verlangt aber einen eigenen Beschluss und eine belastbare Prognose des Jahresergebnisses.

Mindert die Ausschüttung den Gewinn der GmbH?

Nein. Ausschüttungen sind Gewinnverwendung und dürfen das Einkommen der Gesellschaft nach § 8 Abs. 3 Satz 1 KStG nicht mindern. Sie berühren die Gewinn- und Verlustrechnung nicht, sondern nur das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten.

Wann ist die Kapitalertragsteuer fällig?

Bei Gewinnausschüttungen einer Kapitalgesellschaft in dem Zeitpunkt, in dem der Betrag dem Gesellschafter zufließt. Die Abführung erfolgt also zeitgleich mit der Auszahlung, nicht erst im Folgemonat.

Was gilt, wenn die Gesellschaft nur einen Gesellschafter hat?

Auch dann ist ein Beschluss zu fassen und zu dokumentieren – bei der Einpersonengesellschaft in Form eines schriftlichen Alleingesellschafterbeschlusses. Am Steuerabzug und an der Buchung ändert sich nichts.

Kann die Ausschüttung stehen bleiben, statt ausgezahlt zu werden?

Ja. Der beschlossene Betrag steht dann als Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter in der Bilanz. Die Kapitalertragsteuer richtet sich allerdings nach dem Zufluss beim Gesellschafter – die steuerliche Beurteilung eines bloßen Stehenlassens ist gesondert zu prüfen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer