GWG buchen: Sofortabschreibung oder Sammelposten

Was überhaupt als GWG gilt

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut im Sinne von § 6 Abs. 2 EStG ist ein bewegliches, abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, das selbständig nutzbar ist – also nicht nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern sinnvoll verwendet werden kann. Ein Bildschirm ohne zugehörigen Rechner ist beispielsweise nicht selbständig nutzbar und fällt damit nicht unter die GWG-Regelung.

Liegen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto bis 800 Euro, kann das Wirtschaftsgut sofort im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Aufwand abgeschrieben werden, statt es über die Nutzungsdauer zu verteilen. Diese Sofortabschreibung ist ein Wahlrecht, kein Zwang – alternativ ist auch die reguläre planmäßige AfA über die Nutzungsdauer zulässig.

Zwei Wege für GWG zwischen 250 und 1.000 Euro

Welche Behandlung ist bei welchem Wert zulässig?

Ohne Sammelposten entscheiden Sie bei jedem Wirtschaftsgut bis 800 Euro einzeln, ob Sie es sofort abschreiben oder über die Nutzungsdauer verteilen. Bilden Sie für ein Wirtschaftsjahr einen Sammelposten, gilt er für alle Zugänge dieses Jahres über 250 bis 1.000 Euro (§ 6 Abs. 2a Satz 5 EStG) – auch für die zwischen 250 und 800 Euro, die dann nicht mehr sofort abgeschrieben werden dürfen. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro bleiben in beiden Fällen sofort abziehbar (§ 6 Abs. 2a Satz 4 EStG).

Buchungssätze: Sofortabschreibung und Sammelposten im Vergleich

• Ohne Sammelposten: Schrank und Stuhl werden auf Geringwertige Wirtschaftsgüter (SKR03 0480, SKR04 0670) aktiviert und zum Jahresende mit Soll Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (SKR03 4855, SKR04 6260) an Haben Geringwertige Wirtschaftsgüter 1.020 Euro abgeschrieben. Der Tisch kommt auf Büroeinrichtung (SKR03 0420, SKR04 0650) und wird ab dem Monat der Anschaffung zeitanteilig über seine Nutzungsdauer abgeschrieben.
• Mit Sammelposten: Alle drei kommen auf Wirtschaftsgüter (Sammelposten) (SKR03 0485, SKR04 0675), zusammen 1.940 Euro. In den Jahren 2026 bis 2030 wird jeweils ein Fünftel aufgelöst, unabhängig vom Anschaffungsmonat: Soll Abschreibungen auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter (SKR03 4862, SKR04 6264) an Haben Wirtschaftsgüter (Sammelposten) 388 Euro.
• Im ersten Jahr bringt der Sammelposten hier 388 Euro Aufwand statt mehr als 1.020 Euro. Er lohnt sich vor allem, wenn viele Zugänge zwischen 800 und 1.000 Euro mit langer Nutzungsdauer anfallen – und kostet dafür die Sofortabschreibung aller Zugänge zwischen 250 und 800 Euro desselben Jahres.

Beispiel: Ein Betrieb schafft 2026 drei selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter an – einen Aktenschrank für 380 Euro, einen Bürostuhl für 640 Euro und einen Besprechungstisch für 920 Euro, jeweils netto.

Selbständig nutzbar oder nicht? Beispiele

Nicht selbständig nutzbar ist ein Wirtschaftsgut, das nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Anlagegütern genutzt werden kann und mit ihnen technisch abgestimmt ist (§ 6 Abs. 2 Satz 2 EStG). Dass es sich ausbauen und anderswo einsetzen lässt, ändert daran nichts (§ 6 Abs. 2 Satz 3 EStG). Solche Teile werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben, auch wenn sie weniger als 800 Euro kosten.

Erworbene Software bis 800 Euro behandelt die Finanzverwaltung wie ein bewegliches Wirtschaftsgut (R 5.5 Abs. 1 EStR); sie kann damit ebenfalls als GWG abgeschrieben werden.

GWG in der Handelsbilanz und im Anlagenspiegel

Das HGB kennt keine GWG-Grenze. Auch handelsrechtlich sind abnutzbare Anlagegüter planmäßig über die voraussichtliche Nutzungsdauer abzuschreiben (§ 253 Abs. 3 Satz 1 und 2 HGB). Nach dem Grundsatz der Wesentlichkeit dürfen geringwertige Gegenstände trotzdem im Zugangsjahr voll abgeschrieben werden; als Wertgrenze wird dafür meist die steuerliche von 800 Euro übernommen.

Der Sammelposten ist dagegen eine steuerliche Rechengröße: Er verteilt pauschal auf fünf Jahre, unabhängig von Nutzungsdauer und Abgang. In die Handelsbilanz wird er nur übernommen, wenn er insgesamt von untergeordneter Bedeutung ist. Sonst werden die Gegenstände handelsrechtlich einzeln abgeschrieben, und Handels- und Steuerbilanz weichen voneinander ab.

Den Anlagenspiegel im Anhang müssen nur mittelgroße und große Kapitalgesellschaften zeigen (§ 284 Abs. 3 HGB; kleine sind nach § 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB befreit). Sofort abgeschriebene GWG erscheinen dort als Zugang und als Abschreibung des Jahres; wann sie als Abgang ausgebucht werden, ist jedes Jahr gleich zu handhaben.

So kontiert die KI ein GWG

• Die Eingangsrechnung für das Wirtschaftsgut wird erfasst.
• Die KI prüft den Nettobetrag gegen die GWG-Wertgrenzen und schlägt die passende Behandlung vor.
• Bei Werten bis 800 Euro wird die Sofortabschreibung vorgeschlagen, sofern kein Sammelposten für das Jahr gewählt wurde.
• Sie prüfen den Vorschlag und bestätigen die Buchung samt GWG-Kennzeichnung.
• Werte zwischen 250,01 und 800 Euro werden automatisch im GWG-Verzeichnis mitgeführt.

Was bei der Wertermittlung zu beachten ist

• Maßgeblich ist stets der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, auch wenn keine Vorsteuer gezogen werden kann.
• Die Wertgrenze bezieht sich auf das einzelne, selbständig nutzbare Wirtschaftsgut, nicht auf eine Sammelbestellung.
• Zubehör, das nur zusammen mit einem Hauptgerät nutzbar ist, zählt zum Wert des Hauptgeräts hinzu.
• Der Sammelposten gilt, wenn er gebildet wird, einheitlich für alle Wirtschaftsgüter über 250 bis 1.000 Euro desselben Wirtschaftsjahres (§ 6 Abs. 2a Satz 5 EStG); die Sofortabschreibung bis 800 Euro kann dagegen für jedes Wirtschaftsgut einzeln gewählt werden.
• Skonto und Rabatte mindern die maßgeblichen Anschaffungskosten und damit gegebenenfalls die Einordnung in die Wertgrenze.

GWG im Anlagenspiegel und Verzeichnis

Typische Fehler bei der GWG-Buchung

• Zubehör wird fälschlich einzeln unter die Wertgrenze gerechnet, obwohl es nur zusammen mit einem Hauptgerät nutzbar ist.
• Innerhalb desselben Wirtschaftsjahres werden Sofortabschreibung und Sammelposten für dieselbe Wertspanne gleichzeitig angewendet.
• Der Bruttobetrag statt des Nettobetrags wird gegen die Wertgrenze geprüft.
• Für GWG zwischen 250,01 und 800 Euro wird kein Verzeichnis geführt, obwohl es die Anlagenbuchhaltung ohnehin automatisch mitliefert.

Häufige Fragen

Bis zu welchem Wert gilt ein Wirtschaftsgut als GWG?

Bewegliche, abnutzbare und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Nettoanschaffungskosten bis 800 Euro können nach § 6 Abs. 2 EStG sofort abgeschrieben werden.

Was ist der Unterschied zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten?

Die Sofortabschreibung erfasst den vollen Betrag im Anschaffungsjahr, der Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG bündelt Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 und 1.000 Euro und löst sie gleichmäßig über fünf Jahre auf.

Muss ich für jedes GWG ein eigenes Verzeichnis führen?

Für Werte zwischen 250,01 und 800 Euro verlangt das Gesetz ein Verzeichnis mit Anschaffungstag und -kosten, sofern diese nicht bereits aus der Buchführung ersichtlich sind. Die Anlagenbuchhaltung liefert diese Angaben automatisch.

Kann ich Sofortabschreibung und Sammelposten im selben Jahr mischen?

Nein, für Wirtschaftsgüter derselben Wertspanne innerhalb eines Wirtschaftsjahres gilt einheitlich entweder die Sofortabschreibung oder der Sammelposten, nicht beides gleichzeitig.

Was passiert, wenn ein Sammelposten-Wirtschaftsgut vorzeitig verkauft wird?

Der Sammelposten wird trotz Verkaufs oder Ausscheidens unverändert weiter über die restliche Laufzeit aufgelöst, eine gesonderte Einzelkorrektur ist bei dieser Methode nicht vorgesehen.

Zählt bei der Wertgrenze der Brutto- oder Nettobetrag?

Maßgeblich ist stets der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob im Einzelfall ein Vorsteuerabzug möglich ist.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer