Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG richtig buchen

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Seit 2025 stellt § 19 UStG die Umsätze von Unternehmern mit geringem Umsatz steuerfrei. Wer die Regelung nutzt, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, darf im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.

Die Regelung richtet sich vor allem an kleine Betriebe, Gründer und nebenberuflich Selbstständige, deren Umsatz die gesetzlichen Grenzen nicht übersteigt. Sie ist keine Pflicht, sondern kann durch einen Verzicht abgewählt werden, an den man dann fünf Jahre gebunden ist.

Die aktuellen Umsatzgrenzen ab 2025

Buchen ohne Umsatzsteuer

• Ausgangsrechnungen werden ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis gestellt.
• Für Buchungen wird ein Steuerschlüssel für nicht steuerbare bzw. umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer-Umsätze verwendet.
• Aus Eingangsrechnungen darf keine Vorsteuer gezogen werden – der Bruttobetrag wird vollständig als Aufwand gebucht.
• Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt in der Regel, da keine Umsatzsteuer erhoben und keine Vorsteuer geltend gemacht wird.
• Die laufende Buchhaltung wird dadurch spürbar einfacher, weil keine Steuerschlüssel-Differenzierung nach Umsatzsteuersätzen nötig ist.
• Der kumulierte Jahresumsatz sollte trotzdem laufend im Blick behalten werden, um die 100.000-Euro-Grenze nicht unbemerkt zu überschreiten.

Pflichtangabe auf der Rechnung

• Rechnungen müssen darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Einen festen Wortlaut schreibt § 34a UStDV nicht vor; üblich ist etwa „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“.
• Daneben verlangt § 34a UStDV Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder eine Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung und das Entgelt. Eine Rechnungsnummer ist nicht vorgeschrieben, für die eigene Ordnung aber sinnvoll.
• Ein fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung kann bei einer Prüfung zu Rückfragen führen, auch wenn materiell zu Recht keine Umsatzsteuer erhoben wurde.
• Die Rechnungsvorlage sollte den Hinweis dauerhaft enthalten, solange die Regelung angewendet wird.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Ein Unternehmer kann freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren, ist an diese Entscheidung dann aber für fünf Kalenderjahre gebunden. Das kann sinnvoll sein, wenn hohe Vorsteuerbeträge aus Investitionen anfallen, die sich sonst nicht geltend machen ließen.

Überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze, endet die Kleinunternehmereigenschaft automatisch ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab diesem Zeitpunkt müssen Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis gestellt und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden.

Buchungssätze ohne Umsatzsteuer

• Ausgangsrechnung über 1.800 Euro: Soll Forderungen 1.800 Euro an Haben Erlöse als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG (SKR03 8195, SKR04 4185) 1.800 Euro.
• Eingangsrechnung für Büromaterial über 119 Euro, davon 19 Euro ausgewiesene Umsatzsteuer: Soll Bürobedarf (SKR03 4930, SKR04 6815) 119 Euro an Haben Bank 119 Euro.
• Anlagegut, etwa eine Werkbank für 1.200 Euro zuzüglich 228 Euro Umsatzsteuer: Die nicht abziehbare Steuer gehört zu den Anschaffungskosten (§ 9b Abs. 1 EStG). Aktiviert und abgeschrieben werden 1.428 Euro.
• Schuldet der Kleinunternehmer als Leistungsempfänger selbst die Steuer (§ 13b Abs. 5 UStG) – etwa für sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers –, muss er sie für den betreffenden Voranmeldungszeitraum anmelden und abführen (§ 18 Abs. 4a UStG). Abziehen kann er sie nicht. Gebucht wird sie auf Umsatzsteuer § 13b UStG (SKR03 1787, SKR04 3837), der Gegenwert ist Aufwand.

Ein Kleinunternehmer bucht die Beträge so, wie sie auf dem Beleg stehen: Erlöse ohne Steuer, Kosten mit dem Bruttobetrag. Seit 2025 sind seine Umsätze steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG); ein Vorsteuerabzug ist deshalb ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Grenze überschritten: Was ändert sich ab welchem Umsatz?

• Ab dem ersten steuerpflichtigen Umsatz: Rechnungen mit Steuerausweis und allen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Steuerschlüssel mit Umsatzsteuer.
• Vorsteuer aus Leistungen, die nach dem Wechsel für steuerpflichtige Umsätze bezogen werden, ist abziehbar.
• Zurück in die Kleinunternehmerregelung geht es frühestens, wenn der Vorjahresumsatz wieder höchstens 25.000 Euro beträgt.

Wer im Vorjahr mehr als 25.000 Euro Gesamtumsatz hatte, ist vom 1. Januar an regelbesteuert, gleichgültig, wie das neue Jahr verläuft. Im laufenden Jahr ist schon der Umsatz steuerpflichtig, mit dem 100.000 Euro überschritten werden. Gemessen wird nach vereinnahmten Entgelten; Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 UStG).

Die häufigste Falle ist der Preis. Wurde ein Festpreis ohne Umsatzsteuer vereinbart, steckt die Steuer ab dem Wechsel in diesem Preis, denn Entgelt ist der Betrag abzüglich der Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Bei 4.000 Euro sind das 638,66 Euro Umsatzsteuer, als Entgelt bleiben 3.361,34 Euro. Ob die Steuer zusätzlich verlangt werden kann, richtet sich nach dem Vertrag.

Verzicht, Bindung und Vorsteuerberichtigung beim Wechsel

Den Verzicht auf die Steuerbefreiung erklärt der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich, und zwar bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten Kalenderjahres nach dem Jahr, für das er gelten soll. Er wirkt vom Beginn dieses Jahres an und bindet mindestens fünf Kalenderjahre; danach kann er mit Wirkung zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen werden (§ 19 Abs. 3 UStG). Für 2026 ist der Verzicht also noch bis 29. Februar 2028 möglich.

Ändern sich durch den Wechsel innerhalb von fünf Jahren seit der ersten Verwendung die Verhältnisse, die für den Vorsteuerabzug eines Wirtschaftsguts maßgebend waren, wird der Abzug zeitanteilig berichtigt (§ 15a Abs. 1 und 5 UStG) – beim Wechsel in die Regelbesteuerung zugunsten des Unternehmers, beim Wechsel in die Kleinunternehmerregelung zu seinen Lasten. Bei Grundstücken gilt ein Zeitraum von zehn Jahren. Die Berichtigung entfällt, wenn die Vorsteuer auf das Wirtschaftsgut 1.000 Euro nicht übersteigt (§ 44 Abs. 1 UStDV).

Beispiel: Ein Handwerker kauft als Kleinunternehmer im Januar 2025 eine Maschine für 6.000 Euro zuzüglich 1.140 Euro Umsatzsteuer und setzt sie sofort ein. Ab 2027 ist er regelbesteuert. Von den fünf Jahren des Berichtigungszeitraums 2025 bis 2029 entfallen drei auf die Regelbesteuerung. In den Jahren 2027, 2028 und 2029 macht er jeweils 228 Euro geltend, ein Fünftel von 1.140 Euro – wegen § 44 Abs. 3 UStDV erst in der Jahreserklärung. Buchung je Jahr: Soll Vorsteuer an Haben sonstige betriebliche Erträge 228 Euro. Die Anschaffungskosten der Maschine bleiben unverändert (§ 9b Abs. 2 EStG).

Welche Angaben braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung seit 2025?

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
• Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“
• die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger abrechnet

Die Mindestangaben stehen seit 2025 in § 34a UStDV. Eine Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt gehören nicht dazu, die Steuernummer oder eine Identifikationsnummer dagegen schon. Eine fortlaufende Nummer bleibt für die eigene Buchführung trotzdem nützlich.

Kleinunternehmer-Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF statt als E-Rechnung (§ 34a Satz 4 UStDV). Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er den Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG); berichtigen kann er ihn erst, wenn der Empfänger daraus keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat.

So begleitet die Software den Wechsel

• Der Status als Kleinunternehmer wird bei der Einrichtung der Buchhaltung hinterlegt und bestimmt die Steuerschlüssel-Voreinstellung.
• Rechnungen erhalten automatisch den Pflichthinweis nach § 19 UStG, solange die Regelung gilt.
• Beim Überschreiten der Umsatzgrenze im laufenden Jahr wird die Umstellung auf die Regelbesteuerung mit den passenden Steuerschlüsseln nachvollzogen.
• Die KI schlägt ab dem Umstellungszeitpunkt Buchungen mit Umsatzsteuer und Vorsteuer vor, statt weiter ohne Steuerausweis zu buchen.

Häufige Fragen

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer ab 2025?

Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und der Umsatz im laufenden Jahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese neuen Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025.

Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze unterjährig überschreite?

Die Kleinunternehmereigenschaft endet ab genau dem Umsatz, der die Grenze überschreitet – nicht erst zum folgenden Jahr. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Regelbesteuerung.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

In der Regel nicht, da keine Umsatzsteuer erhoben und keine Vorsteuer geltend gemacht wird. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung ändert sich das.

Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein, Eingangsrechnungen werden brutto als Aufwand gebucht, ohne gesonderten Vorsteuerabzug.

Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja, per Option zur Regelbesteuerung, an die Sie dann für fünf Kalenderjahre gebunden sind.

Welcher Hinweis muss auf meinen Rechnungen stehen?

Der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“, zusätzlich zu den sonstigen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer