Leasing buchen: Rate als Aufwand, Sonderzahlung über die Abgrenzung

Zuerst die Frage: Wem gehört der Gegenstand?

Die Buchung folgt der Zurechnung, und die Zurechnung folgt dem wirtschaftlichen Eigentum. § 246 Abs. 1 Satz 2 HGB und § 39 AO verlangen, den Gegenstand demjenigen zuzuordnen, der wirtschaftlich über ihn verfügt. Für die Praxis haben sich dafür die Kriterien der Leasingerlasse durchgesetzt, an denen sich auch die handelsrechtliche Bilanzierungspraxis ausrichtet.

Beim typischen Mobilienleasing mit fester Grundmietzeit ist der Gegenstand dem Leasinggeber zuzurechnen. Dann liegt beim Leasingnehmer kein Vermögensgegenstand vor, es gibt keine Abschreibung und keine Verbindlichkeit – nur laufenden Aufwand.

Anders beim sogenannten Kaufleasing, wenn die Vertragsgestaltung wirtschaftlich einem Ratenkauf entspricht. Dann aktiviert der Leasingnehmer den Gegenstand, passiviert die Verbindlichkeit und schreibt planmäßig ab; die Rate wird in Tilgungs- und Zinsanteil zerlegt.

Die Konten für den Regelfall

• Mietleasing Kfz: SKR03 4570, SKR04 6560 – sonstige betriebliche Aufwendungen.
• Mietleasing beweglicher Wirtschaftsgüter für technische Anlagen und Maschinen: SKR03 4810, SKR04 6498.
• Mietleasing beweglicher Wirtschaftsgüter für Betriebs- und Geschäftsausstattung: SKR03 4965, SKR04 6840.
• Kaufleasing, also Zurechnung beim Leasingnehmer: SKR03 4815, SKR04 6250 – hier entsteht Abschreibungsaufwand.
• Aktive Rechnungsabgrenzung für den künftigen Anteil der Sonderzahlung: SKR03 0980, SKR04 1900.
• Vorsteuer aus der Rate: SKR03 1576, SKR04 1406 bei 19 Prozent.

Die Leasingsonderzahlung richtig verteilen

Eine Sonderzahlung zu Vertragsbeginn ist wirtschaftlich eine Vorleistung für die gesamte Vertragslaufzeit. Bilanzierende erfassen deshalb nur den Teil als Aufwand, der auf das laufende Geschäftsjahr entfällt; der Rest wird als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 Abs. 1 HGB ausgewiesen und über die Laufzeit aufgelöst.

Rechenbeispiel: 6.000 Euro netto Sonderzahlung bei 36 Monaten Laufzeit, Vertragsbeginn 1. Oktober. Auf das erste Geschäftsjahr entfallen drei Monate, also 500 Euro Aufwand; 5.500 Euro stehen zum Stichtag in der aktiven Rechnungsabgrenzung und werden in den Folgejahren mit 2.000 Euro, 2.000 Euro und 1.500 Euro aufgelöst.

Für Einnahmen-Überschuss-Rechner gilt das nicht in gleicher Weise: Dort greift das Abflussprinzip des § 11 EStG, sodass die Sonderzahlung grundsätzlich im Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe Betriebsausgabe ist. Bei einem GmbH-Abschluss nach HGB ist die Abgrenzung dagegen zwingend.

Umsatzsteuer und Nebenkosten

Wann ist der Leasinggegenstand dem Leasingnehmer zuzurechnen?

• Grundmietzeit zwischen 40 und 90 Prozent der Nutzungsdauer, keine Option: Zurechnung beim Leasinggeber.
• Grundmietzeit unter 40 oder über 90 Prozent: Zurechnung beim Leasingnehmer, weil der Vertrag wirtschaftlich einem Ratenkauf gleicht.
• Kaufoption: Liegt der Optionspreis unter dem Buchwert, der sich bei linearer Abschreibung am Ende der Grundmietzeit ergäbe, ist dem Leasingnehmer zuzurechnen.
• Mietverlängerungsoption: Deckt die Anschlussmiete den Werteverzehr auf Basis dieses linearen Restbuchwerts nicht, ist ebenfalls dem Leasingnehmer zuzurechnen.
• Spezialleasing: Ist der Gegenstand so auf den Betrieb zugeschnitten, dass ihn nach Vertragsende niemand sonst sinnvoll nutzen kann, gehört er stets in die Bilanz des Leasingnehmers.
• Teilamortisationsverträge: Ein Andienungsrecht des Leasinggebers ohne Optionsrecht des Leasingnehmers spricht für den Leasinggeber. Wird ein Mehrerlös beim Verkauf geteilt, bleibt der Gegenstand nur dann beim Leasinggeber, wenn er mindestens 25 Prozent des Mehrerlöses erhält.

Nach den Leasingerlassen der Finanzverwaltung liegt das wirtschaftliche Eigentum beim Leasingnehmer, wenn die Grundmietzeit unter 40 oder über 90 Prozent der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer liegt, wenn eine Kaufoption oder Mietverlängerungsoption auffällig günstig ist oder wenn Spezialleasing vorliegt. Sonst bleibt der Gegenstand beim Leasinggeber. Maßstab für die Nutzungsdauer ist die amtliche AfA-Tabelle.

Wie wirken Leasingraten bei der Gewerbesteuer?

• Elektrofahrzeuge, bestimmte extern aufladbare Hybridfahrzeuge und Fahrräder, die keine Kraftfahrzeuge sind, gehen nur zur Hälfte ein (§ 8 Nr. 1 Buchst. d Satz 2 GewStG). Das gilt für Verträge, die nach dem 31. Dezember 2019 geschlossen wurden, und letztmals für den Erhebungszeitraum 2030 (§ 36 Abs. 4 GewStG). Für diese Raten gibt es eigene Konten: SKR03 4575, SKR04 6565.
• Beim Kaufleasing ist die Rate keine Miete. Hinzugerechnet wird dann der Zinsanteil, und zwar voll als Schuldentgelt (§ 8 Nr. 1 Buchst. a GewStG).
• Es zählt nur, was den Gewinn gemindert hat. Der in der aktiven Rechnungsabgrenzung stehende Teil einer Sonderzahlung geht erst im Jahr seiner Auflösung in die Rechnung ein.

Ein Fünftel der Leasingraten für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens fließt nach § 8 Nr. 1 Buchst. d GewStG in die Hinzurechnung ein. Zusammen mit Schuldzinsen, der Hälfte der Mieten für unbewegliche Wirtschaftsgüter und den übrigen Teilbeträgen wird die Summe nur berücksichtigt, soweit sie 200.000 Euro übersteigt, und davon wiederum ein Viertel. Für die meisten kleinen Betriebe ergibt sich deshalb keine Hinzurechnung.

Rechenbeispiel einer GmbH: Leasingraten für Maschinen 640.000 Euro, Hallenmiete 180.000 Euro, Darlehenszinsen 95.000 Euro. Die Teilbeträge lauten 128.000 Euro, 90.000 Euro und 95.000 Euro, zusammen 313.000 Euro. Nach Abzug von 200.000 Euro bleiben 113.000 Euro; ein Viertel davon, 28.250 Euro, wird dem Gewinn hinzugerechnet. Bei einem Hebesatz von 400 Prozent kostet das 3.955 Euro Gewerbesteuer.

Was gehört zum Leasing in den Anhang?

• Berechnung: alle noch ausstehenden Raten bis zum Ende der unkündbaren Laufzeit. Zwei Fahrzeuge mit je 650 Euro Monatsrate und 26 Monaten Restlaufzeit ergeben zum Stichtag 33.800 Euro.
• Kleine Kapitalgesellschaften machen die Angabe nach § 285 Nr. 3a ebenfalls. § 288 Abs. 1 HGB befreit sie hier nur von Nr. 3, also von der Beschreibung nicht bilanzierter Geschäfte nach Art, Zweck, Risiken und Vorteilen.
• Mittelgroße und große Gesellschaften erläutern wesentliche Leasinggestaltungen zusätzlich nach § 285 Nr. 3 HGB, soweit das für die Beurteilung der Finanzlage erforderlich ist.
• Kleinstkapitalgesellschaften, die auf den Anhang verzichten, machen unter der Bilanz nur die Angaben aus § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB; Leasingverpflichtungen gehören nicht dazu.
• Beim Kaufleasing steht die Verbindlichkeit in der Bilanz. Dann gelten die Vermerke zu Restlaufzeiten (§ 268 Abs. 5 und § 285 Nr. 1 HGB) statt der Angabe als sonstige finanzielle Verpflichtung.

Künftige Raten aus Leasingverträgen, deren Gegenstand nicht in der eigenen Bilanz steht, sind sonstige finanzielle Verpflichtungen nach § 285 Nr. 3a HGB. Anzugeben ist ein Gesamtbetrag, wenn er für die Beurteilung der Finanzlage von Bedeutung ist. Gesondert zu nennen sind davon Beträge gegenüber verbundenen oder assoziierten Unternehmen.

Sale-and-lease-back: Verkauf mit Rückmiete richtig erfassen

• Liegt der Verkaufspreis deutlich über dem Zeitwert und wird der Mehrbetrag über höhere Raten zurückgezahlt, ist der Gewinn insoweit nach verbreiteter Auffassung passiv abzugrenzen und über die Laufzeit aufzulösen.
• Umsatzsteuerlich ist gesondert zu prüfen, ob eine Lieferung vorliegt. Dient die Gestaltung wirtschaftlich nur der Finanzierung, kann statt einer Lieferung eine Kreditgewährung anzunehmen sein.

Beim Sale-and-lease-back verkauft ein Unternehmen einen eigenen Gegenstand an eine Leasinggesellschaft und least ihn sofort zurück. Ob ein Verkauf zu buchen ist, entscheidet wieder die Zurechnung: Geht das wirtschaftliche Eigentum nach den oben genannten Kriterien auf den Leasinggeber über, scheidet der Gegenstand aus der Bilanz aus. Bleibt es beim Verkäufer, etwa wegen einer günstigen Rückkaufoption, bleibt der Gegenstand aktiviert und der Kaufpreis ist wirtschaftlich ein Darlehen.

Beispiel: Eine Maschine mit 40.000 Euro Buchwert wird für 52.000 Euro netto verkauft und zurückgeleast; der Leasinggeber wird wirtschaftlicher Eigentümer. Buchung: Bank 61.880 Euro an Erlöse aus Verkäufen Sachanlagevermögen 19 % USt bei Buchgewinn (SKR03 8820, SKR04 4845) 52.000 Euro und Umsatzsteuer 9.880 Euro. Der Restbuchwert geht über Anlagenabgänge Sachanlagen bei Buchgewinn (SKR03 2315, SKR04 4855) aus. Ab dann laufen die Raten als Mietleasing-Aufwand.

So läuft der Fall in unserer Software

• Die monatlich gleiche Leasingrate legen Sie als Dauerbuchung an – sie wird automatisch wiederkehrend erzeugt, statt jeden Monat neu erfasst zu werden.
• Für die Bankabbuchung greift die Regel-Automatik: Eine eigene Wenn-Dann-Regel ordnet den Umsatz dem Leasingkonto zu, sobald der Verwendungszweck passt.
• Die Verteilung der Sonderzahlung erfassen Sie über die aktive Rechnungsabgrenzung im Abschluss-Assistenten; die jährliche Auflösung bleibt nachvollziehbar.
• Beim Kaufleasing legen Sie den Gegenstand in der Anlagenbuchhaltung an; die Abschreibung wird linear oder degressiv berechnet.
• Der Leasingvertrag selbst lässt sich im Vertragsmanagement mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel überwachen, damit die Rate nicht ein Jahr länger läuft als geplant.

Typische Fehler beim Leasing

• Die Sonderzahlung wird in der Handelsbilanz sofort in voller Höhe als Aufwand gebucht.
• Der Leasinggegenstand wird zusätzlich aktiviert und abgeschrieben, obwohl er dem Leasinggeber zuzurechnen ist.
• Bei einem geleasten Firmenwagen wird die private Nutzung nicht als Sachbezug erfasst.
• Wartungs- und Versicherungsanteile werden mit der Leasingrate vermischt, wodurch die Fahrzeugkosten nicht mehr auswertbar sind.
• Zahlungen bei Vertragsende werden nachträglich der Rate zugeordnet statt als Aufwand des laufenden Jahres gebucht.

Häufige Fragen

Auf welches Konto gehört eine Leasingrate für den Firmenwagen?

Auf Mietleasing Kfz, SKR03 4570 beziehungsweise SKR04 6560. Der Ausweis erfolgt unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Die enthaltene Umsatzsteuer wird als Vorsteuer gebucht.

Muss die Leasingsonderzahlung immer abgegrenzt werden?

Bei einer bilanzierenden Gesellschaft ja: Der auf künftige Perioden entfallende Anteil ist nach § 250 Abs. 1 HGB als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten auszuweisen. Für Einnahmen-Überschuss-Rechner gilt das Abflussprinzip des § 11 EStG.

Woran erkenne ich Kaufleasing?

Wenn der Vertrag wirtschaftlich einem Ratenkauf entspricht – etwa weil die Grundmietzeit die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nahezu abdeckt oder der Gegenstand speziell auf den Leasingnehmer zugeschnitten ist. Dann liegt das wirtschaftliche Eigentum beim Leasingnehmer und der Gegenstand ist zu aktivieren.

Wie wird ein geleastes Fahrzeug mit Privatnutzung behandelt?

Die Rate bleibt Aufwand des Unternehmens. Die private Nutzung wird zusätzlich als geldwerter Vorteil erfasst und der Umsatzsteuer unterworfen. Bei der Fahrtenbuchmethode geht die Leasingrate in die Gesamtkosten des Fahrzeugs ein.

Muss der Leasingvertrag im Anhang genannt werden?

Sonstige finanzielle Verpflichtungen aus Leasingverträgen, die nicht in der Bilanz erscheinen, gehören zu den Angaben nach § 285 Nr. 3a HGB, sofern sie für die Beurteilung der Finanzlage von Bedeutung sind. Diese Angabe ist auch für kleine Gesellschaften nicht ausgenommen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer