# Lagebericht Pflegeeinrichtung: Belegung, Vergütung und Personaleinsatz erklären

Quelle: https://lagebericht.io/ratgeber/lagebericht-pflegeeinrichtung

Stand: 2026-10-22

Ein Pflegebetrieb kann eine volle Warteliste haben und trotzdem wirtschaftlich unter Druck stehen. Für Geschäftsführung und Finanzleitung kommt es darauf an, verfügbare Plätze, tatsächliche Belegung, vereinbarte Vergütung und Personalkosten gemeinsam auszuwerten. Die folgenden Beispiele betreffen einen fiktiven stationären Pflegebetrieb; für ambulante Leistungen sind die Kennzahlen entsprechend anzupassen.

## Kurzantwort

Ein Lagebericht Pflegeeinrichtung beschreibt die wirtschaftliche Entwicklung des berichtenden Trägers und ihre wesentlichen Ursachen. Die PBV regelt Buchführung und Jahresabschluss zugelassener Pflegeeinrichtungen, schafft aber über ihre Abschlussvorschriften allein keine allgemeine Lageberichtspflicht. Inhaltlich sind insbesondere belegbare Kapazitäten, Pflegesatzentwicklung, Personalverfügbarkeit, Finanzierung und belastbare Erwartungen für das nächste Geschäftsjahr zu verbinden.

## 1. PBV-Abschluss und Lagebericht des Trägers unterscheiden

Die PBV erfasst nach § 1 zugelassene ambulante, teilstationäre und vollstationäre Pflegeeinrichtungen mit Versorgungsvertrag nach dem SGB XI. Bei gemischten Einrichtungen ist ihr Bezug zu den zugelassenen Pflegeleistungen zu beachten. § 4 PBV beschreibt den Jahresabschluss und besondere Möglichkeiten für mehrere oder gemischte Einrichtungen. Daraus folgt nicht, dass jeder Pflegedienst allein aufgrund der PBV einen handelsrechtlichen Lagebericht erstellen müsste.

Bei einer Pflege-GmbH richtet sich die Lageberichtspflicht insbesondere nach § 264 HGB. Bei anderen Trägerformen prüfen Sie die einschlägigen Sonderregeln und vertraglichen Berichtspflichten. Halten Sie den Kreis der Einrichtungen fest, die zur berichtenden Gesellschaft gehören. Eine zentrale Verwaltung kann Kosten für mehrere Häuser tragen; eine isolierte Belegungsübersicht eines Hauses erklärt dann die Lage des Rechtsträgers noch nicht. Klären Sie außerdem, welche Miet-, Pacht- und Dienstleistungsbeziehungen mit verbundenen Gesellschaften bestehen.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Die Gesellschaft betreibt zwei vollstationäre Einrichtungen mit insgesamt 200 zugelassenen Plätzen. Die nachfolgende Darstellung umfasst beide Häuser einschließlich der zentralen Verwaltung; Immobilien werden von einer rechtlich selbständigen Besitzgesellschaft gemietet.“

## 2. Auslastung mit einem transparenten Nenner berechnen

Die Belegung ist eine zentrale Mengengröße, aber nur mit klarer Berechnung aussagekräftig. Bei stationären Einrichtungen können Belegungstage auf zugelassene oder auf tatsächlich betreibbare Platztage bezogen werden. Wenn Personalmangel Plätze blockiert, steigt die Quote auf Basis der verbleibenden Kapazität möglicherweise, obwohl weniger Bewohner versorgt werden. Nennen Sie deshalb die Berechnungsbasis und begründen Sie Änderungen. Für Tagespflege und ambulante Dienste eignen sich etwa Besuchstage, versorgte Personen und abrechenbare Leistungsstunden.

Trennen Sie vorübergehende Abwesenheiten, echte Leerstände und dauerhaft nicht betriebene Bereiche nach der eigenen Statistik. Halten Sie die Abgrenzung über beide Vergleichsjahre konstant. Pflegegradverteilung und durchschnittliche Verweildauer können ergänzend erklären, warum sich Erlöse oder Betreuungsbedarf verändern. Dabei sind Belegungsdaten keine Nachweise für die Qualität der Versorgung; wirtschaftliche und qualitative Aussagen brauchen jeweils passende Belege.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Bei 200 ganzjährig zugelassenen Plätzen wurden im Berichtsjahr 67.160 Belegungstage erreicht. Die Auslastung auf Basis von 73.000 möglichen Platztagen betrug 92 %; im Vorjahr lag sie bei 95 %.“

Fiktive Belegungsrechnung für zwei Jahre mit jeweils 365 Tagen

| Größe | Vorjahr | Berichtsjahr | Bedeutung |
| --- | --- | --- | --- |
| Mögliche Platztage | 73.000 | 73.000 | 200 Plätze × 365 Tage |
| Belegungstage | 69.350 | 67.160 | Abgrenzung unverändert |
| Auslastung | 95 % | 92 % | Rückgang um 3 Prozentpunkte |
| Nicht belegte Platztage | 3.650 | 5.840 | Zunahme um 2.190 Tage |

## 3. Pflegesätze, Mengen und Leistungsstruktur auseinanderhalten

Ein steigender Umsatz beweist weder eine bessere Belegung noch eine vollständige Kostendeckung. Zerlegen Sie die Veränderung in Mengen, Vergütung und Leistungsstruktur. Bei stationären Einrichtungen sind Pflegevergütung, Unterkunft und Verpflegung sowie gesondert berechnete Investitionskosten sachgerecht auseinanderzuhalten. § 84 SGB XI betrifft die Bemessung der Pflegesätze und die vereinbarten Leistungs- und Qualitätsmerkmale. Für ambulante Vergütungen dürfen Sie dieses stationäre Schema nicht ungeprüft übernehmen.

Dokumentieren Sie Wirksamkeitsbeginn und Stand der Vereinbarungen. Beantragte Erhöhungen sind nicht mit bereits vereinbarten Sätzen gleichzusetzen. Wenn höhere Löhne früher wirksam werden als die angepasste Vergütung, entsteht eine zeitliche Belastung. Erläutern Sie diese Ursache und deren voraussichtliche Dauer. Bei rückwirkenden Abrechnungen muss erkennbar bleiben, welchem Zeitraum die Erträge wirtschaftlich zuzuordnen sind und wann die zugehörigen Zahlungen erwartet werden.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „In einer vereinfachten Vergleichsrechnung stieg der durchschnittliche Pflegeerlös je Belegungstag von 100 auf 106 €. Trotz sinkender Belegung erhöhte sich dieser Erlösblock von 6,935 auf 7,119 Mio. €; andere Leistungsbestandteile sind in diesen Beträgen nicht enthalten.“

## 4. Personalbemessung und tatsächliche Besetzung gemeinsam zeigen

Für vollstationäre Einrichtungen ist § 113c SGB XI zur Personalbemessung relevant. Die Regelung unterscheidet Qualifikationen, Pflegegrade und weitere Voraussetzungen. Sie darf nicht auf einen einzigen bundesweit passenden Personalschlüssel verkürzt werden. Auch die vereinbarten Leistungsmerkmale und die tatsächlich vorzuhaltende Ausstattung nach § 84 SGB XI sind zu berücksichtigen. Welche konkreten Anforderungen für Ihr Haus gelten, muss aus den einschlägigen Vereinbarungen und Rahmenbedingungen abgeleitet werden.

Der Lagebericht erklärt die wirtschaftlichen Folgen: durchschnittlich besetzte Vollzeitäquivalente, offene Stellen, Fremdpersonalkosten und nicht nutzbare Plätze. Eine niedrige Personalaufwandsquote kann auf Unterbesetzung beruhen und damit die künftige Leistung gefährden. Umgekehrt können kurzfristig höhere Kosten durch Einarbeitung die spätere Kapazität stabilisieren. Vermeiden Sie personenbezogene Angaben; der Leser benötigt die betriebliche Wirkung, keine Details einzelner Beschäftigter.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Von intern geplanten 120 Vollzeitäquivalenten waren durchschnittlich 114 besetzt. Die Lücke von sechs Vollzeitäquivalenten wurde teilweise mit Fremdpersonal überbrückt; dessen Aufwand erhöhte sich von 0,3 auf 0,5 Mio. €. Die Planstellenzahl stellt keinen gesetzlichen Personalschlüssel dar.“

## 5. Gebäude, Instandhaltung und Liquidität zusammen betrachten

Bei Pflegebetrieben sind Miet- oder Pachtverpflichtungen häufig langfristig gebunden, während Belegung und Zahlungseingänge schwanken. Beschreiben Sie wesentliche Investitionen, Instandhaltungsmaßnahmen und deren Finanzierung. Eine neue technische Anlage kann laufende Kosten senken, verursacht zunächst aber Auszahlungen. Bei angemieteten Gebäuden ist zu klären, wer vertraglich für Umbauten und Reparaturen aufkommt und ob daraus höhere laufende Entgelte entstehen.

Die PBV sieht einen Anlagen- und Fördernachweis vor; der Lagebericht muss dessen wirtschaftliche Bedeutung erläutern, soweit sie wesentlich ist. Förderzusagen, Eigenmittel und Kredite sind getrennte Finanzierungsquellen. Im Forderungsbestand können sich Zahlungsverzögerungen unterschiedlicher Kostenträger sammeln. Zeigen Sie deshalb neben dem Ergebnis die wesentlichen Ursachen veränderter Zahlungsmittel und die für die laufende Versorgung verfügbaren Reserven. Eine bewilligte Förderung ist noch kein Zahlungseingang.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Für Brandschutzmaßnahmen wurden 0,9 Mio. € ausgezahlt. Davon deckten Fördermittel 0,4 Mio. € und ein Investitionsdarlehen 0,3 Mio. €; die verbleibenden 0,2 Mio. € wurden aus eigenen Zahlungsmitteln finanziert.“

## 6. Risiken aus Versorgung, Vergütung und Forderungen konkretisieren

Typische Risiken entstehen aus nicht besetzbaren Diensten, länger nicht nutzbaren Wohnbereichen, verzögerten Vergütungsverhandlungen und ausstehenden Zahlungen. Berichten Sie, welches Risiko das eigene Haus tatsächlich betrifft und wie sich ein Eintritt auf Leistung, Ergebnis oder Liquidität auswirken würde. Der allgemeine Hinweis auf Fachkräftemangel reicht dafür nicht aus. Erklären Sie Gegenmaßnahmen wie Personalreserven oder geänderte Aufnahmeplanung einschließlich ihrer Grenzen.

Stellen Sie Ursache und Folge nicht mehrfach als unabhängige Risiken dar. Wenn Personalausfall zu gesperrten Plätzen führt, sind Personalkosten und Belegungsausfall möglicherweise gemeinsam zu betrachten. Eine Forderungswertberichtigung verhindert wiederum keine verspätete Zahlung. Unterscheiden Sie deshalb bereits im Jahresabschluss berücksichtigte Verluste von zusätzlichen Unsicherheiten. Chancen, etwa die Wiedereröffnung eines sanierten Bereichs, benötigen einen eigenen Zeit- und Personalbezug.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Bleiben zehn Plätze weitere 90 Tage unbesetzt, entfallen bei einem angenommenen Pflegeerlös von 106 € je Tag bis zu 95.400 € Erlöse dieses Leistungsbereichs. Einsparbare Kosten sind in dieser Bruttobetrachtung nicht abgezogen.“

## 7. Die Prognose aus Belegung und vereinbarten Preisen ableiten

Planen Sie zuerst die betreibbare Kapazität und die erwartete Belegung. Erst danach folgen Erlöse und Personaleinsatz. Die Rechnung sollte erkennen lassen, welche Stellenbesetzungen, Vergütungsvereinbarungen und baulichen Voraussetzungen bereits gesichert sind. Bei unsicherem Wirksamkeitsbeginn einer Preisanpassung ist eine Sensitivitätsrechnung hilfreich: Wie verändert sich das Ergebnis, wenn die Erhöhung später einsetzt oder geringer ausfällt? Eine Warteliste ersetzt keine belastbare Annahme zur tatsächlichen Aufnahmefähigkeit.

Vergleichen Sie außerdem die letztjährige veröffentlichte Prognose mit dem erreichten Wert. Die Ursachen einer Zielverfehlung beeinflussen oft gerade die neue Planung. Ein zeitweise geschlossener Wohnbereich darf im Folgejahr nur dann wieder als volle Kapazität erscheinen, wenn die Voraussetzungen ausreichend belegt sind. Wählen Sie wenige aussagekräftige Indikatoren und erläutern Sie deren Zusammenhang, statt unverknüpfte Zielwerte zu veröffentlichen.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Die zuvor erwartete Auslastung von 94 % wurde mit 92 % unterschritten. Für das Folgejahr planen wir bei unverändert 73.000 Platztagen mit 93 % und damit 67.890 Belegungstagen; Voraussetzung ist die Wiederbesetzung der offenen Pflegestellen.“

## 8. Fachbereiche auf einen gemeinsamen Berichtsstand bringen

Die Finanzbuchhaltung kennt gebuchte Erträge, die Einrichtungsleitung kennt gesperrte Plätze und die Personalabteilung kennt besetzte Stellen. Legen Sie vor dem Schreiben einen gemeinsamen Datenstand fest. Stimmen Sie ab, ob Belegungstage aus Leistungsabrechnung oder Betriebsstatistik stammen und wie nachträgliche Korrekturen behandelt werden. Für mehrere Einrichtungen benötigen Sie sowohl eine Gesamtsicht als auch Informationen zu wesentlichen Abweichungen einzelner Häuser.

Prüfen Sie im Abschlussgespräch jede Kernaussage gegen ihre Grundlage: Erlösanstieg gegen Mengen- und Preisrechnung, Entspannung der Personallage gegen tatsächliche Besetzung, gesicherte Finanzierung gegen Verträge und Liquiditätsplan. Halten Sie Unterschiede zwischen endgültigen Zahlen und Schätzungen sichtbar. Die Geschäftsführung beurteilt anschließend, ob die Darstellung insgesamt ausgewogen ist und ob günstige wie ungünstige Entwicklungen angemessen erklärt werden.

Fiktives Formulierungsbeispiel: „Die Belegungsdaten wurden zum Abschluss der Abrechnung mit beiden Einrichtungsleitungen abgestimmt. Eine Korrektur um 120 Tage wurde in der endgültigen Zahl von 67.160 Tagen berücksichtigt; die frühere interne Auswertung wurde entsprechend ersetzt.“

## So geht es mit lagebericht.io

- Ordnen Sie die hochgeladenen Kontensalden den HGB-Posten zu und ergänzen Sie bei Bedarf Vorjahressalden.
- Beschreiben Sie belegbare Plätze, Vergütungsstand und Personalannahmen in den jeweils passenden Fragen.
- Fiktives Antwortbeispiel: „200 Plätze, 67.160 Belegungstage; die Auslastung von 92 % bezieht sich auf zugelassene Kapazitäten.“
- Weisen Sie Textabschnitte zuständigen Personen zu und sammeln Sie deren Kommentare vor der Freigabe.
- Nutzen Sie Word oder PDF für die fertige Ausgabe; die Abschnitte stehen zusätzlich als Excel zur Verfügung.

In lagebericht.io ergänzen Sie die finanziellen Ausgangsdaten um Angaben zur Belegung, zu Pflegesatzvereinbarungen und zur Personalsituation. Ein spezielles Pflegemodul oder PBV-Formblatt gibt es nicht; die Fachinhalte gelangen über Ihre Antworten in den abschnittsweisen KI-Entwurf. Für den Lagebericht einer Gesellschaft und eines Geschäftsjahres werden 1.000 € per Rechnung berechnet, die Freischaltung erfolgt nach Zahlungseingang. Bilanz, GuV und Anhang gehören nicht zu diesem Kauf.

## Häufige Fragen

### Muss ein kleiner Pflegedienst wegen der PBV einen Lagebericht schreiben?

Die PBV allein begründet über ihre Jahresabschlussvorschriften keine allgemeine Lageberichtspflicht. Prüfen Sie Rechtsform, handelsrechtliche Einordnung und etwaige zusätzliche Anforderungen des Trägers oder der Verträge.

### Welche Auslastung ist im Pflegeheim aussagekräftig?

Entscheidend ist eine klar definierte Quote aus belegten und möglichen Platztagen. Wenn Sie tatsächlich betreibbare statt zugelassene Plätze verwenden, müssen Sie dies kenntlich machen und wesentliche Sperrungen erläutern.

### Sind beantragte Pflegesatzerhöhungen bereits sichere Planerlöse?

Ein Antrag und eine wirksame Vereinbarung haben unterschiedliche Verbindlichkeit. Kennzeichnen Sie offene Verhandlungsergebnisse als Annahmen und zeigen Sie gegebenenfalls, wie Verzögerungen Ergebnis und Finanzierung beeinflussen.

### Gilt ein einheitlicher Personalschlüssel für alle Pflegeeinrichtungen?

Das lässt sich nicht aus § 113c SGB XI ableiten. Die vollstationäre Personalbemessung berücksichtigt unterschiedliche Qualifikationen und Pflegegrade; für Ihren Betrieb sind außerdem die maßgeblichen Vereinbarungen zu prüfen.

### Wie unterscheidet sich der Bericht eines ambulanten Dienstes?

Dort stehen etwa abrechenbare Leistungsstunden, Tourenauslastung und versorgte Personen im Vordergrund. Stationäre Platztage und Pflegesatzrechnungen dürfen deshalb nicht einfach als Kennzahlen eines ambulanten Dienstes übernommen werden.

### Kann die Software Belegungsdaten aus der Saldenliste berechnen?

Die Saldenliste enthält Finanzdaten, aus denen finanzielle Kennzahlen berechnet werden. Fachinformationen wie gesperrte Plätze, Pflegegradverteilung und Belegung müssen Sie über den Fragebogen ergänzen.

## Quellen und Rechtsstand

- [PBV, §§ 1 und 4](https://www.gesetze-im-internet.de/pbv/) — Zugelassene Pflegeeinrichtungen, gemischte Einrichtungen und Jahresabschlussbestandteile.
- [§ 264 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__264.html) — Handelsrechtliche Lageberichtspflicht und Befreiungsregel.
- [§ 289 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__289.html) — Wirtschaftliche Analyse und zukunftsbezogene Angaben.
- [§ 84 SGB XI](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__84.html) — Stationäre Pflegesätze, Leistungsmerkmale und personelle Ausstattung.
- [§ 113c SGB XI](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__113c.html) — Differenzierte Personalbemessung in vollstationären Einrichtungen; keine allgemeine Einheitsquote.

## Weiterführende Seiten

- [Lageberichtspflicht und Befreiungen](https://lagebericht.io/ratgeber/lagebericht-befreiung)
- [Krankenhäuser: Leistung und Finanzierung](https://lagebericht.io/ratgeber/lagebericht-krankenhaus)
- [Bedeutsame Personalindikatoren](https://lagebericht.io/ratgeber/nichtfinanzielle-leistungsindikatoren)
- [Veröffentlichte Prognosen mit dem Ist vergleichen](https://lagebericht.io/ratgeber/prognose-ist-vergleich)

## Pflegebetrieb und Finanzdaten nachvollziehbar verbinden

Erarbeiten Sie den Lagebericht mit Ihren Angaben zur Einrichtung. Registrierung ohne Kosten, Freischaltung des gekauften Geschäftsjahres nach Zahlungseingang.

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