Durchlaufende Posten richtig buchen und abgrenzen

Was durchlaufende Posten sind

Nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG gehören durchlaufende Posten nicht zum umsatzsteuerlichen Entgelt. Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt – er handelt dabei nicht in eigenem, sondern in fremdem Namen und ohne eigenes wirtschaftliches Interesse an dem Betrag selbst.

Weil der durchlaufende Posten nicht Teil des eigenen Entgelts ist, entsteht darauf keine Umsatzsteuer. Er wird lediglich technisch verauslagt und später vom Auftraggeber erstattet, ohne dass sich am Gesamtumsatz des Unternehmers etwas ändert.

Abgrenzung zu eigenen Aufwendungen mit Weiterberechnung

Typische Beispiele

• Gerichts- und Notargebühren, die im Namen des Mandanten entrichtet und diesem in Rechnung gestellt werden.
• Zulassungsgebühren, die eine Kfz-Werkstatt im Namen des Kunden bei der Zulassungsstelle entrichtet.
• Fremdgeld auf Treuhandkonten, das im Namen eines Dritten verwaltet wird.
• Reisekosten, die ausdrücklich im Namen und für Rechnung des Auftraggebers gebucht werden, nicht im eigenen Namen.
• Grundbuch- oder Handelsregistergebühren, die im Namen des Mandanten verauslagt werden.
• Behördengebühren, die ein Dienstleister im Auftrag und im Namen seines Kunden entrichtet.

Korrekte Buchung durchlaufender Posten

• Ein durchlaufender Posten wird über ein eigenes, erfolgsneutrales Konto gebucht, nicht über ein Aufwands- oder Ertragskonto.
• Auf den durchlaufenden Posten wird keine Umsatzsteuer berechnet.
• Er erscheint weder als eigener Aufwand noch als eigener Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung.
• Ein- und Auszahlung gleichen sich betragsgleich aus, sobald der Betrag an den Dritten weitergeleitet oder von ihm erstattet wird.
• Belege, aus denen sich das Handeln im fremden Namen ergibt, sollten für die Betriebsprüfung nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Durchlaufender Posten oder Auslage: Was ändert sich in der Abrechnung?

Der Unterschied wirkt sich an drei Stellen aus: bei der Umsatzsteuer auf die Weiterberechnung, beim Vorsteuerabzug aus dem Eingangsbeleg und in der Gewinn- und Verlustrechnung. Ein durchlaufender Posten berührt keine dieser Stellen. Eine im eigenen Namen entstandene Auslage wird dagegen Teil des eigenen Entgelts.

Beispiel: Gerichtskostenvorschuss über das Konto Durchlaufende Posten

• Zahlung an die Gerichtskasse: Durchlaufende Posten (SKR03 1590, SKR04 1370) 1.200 Euro an Bank 1.200 Euro.
• Abrechnung: Honorar 2.000 Euro zuzüglich 380 Euro Umsatzsteuer, dazu der Vorschuss von 1.200 Euro ohne Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag 3.580 Euro. Buchung: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 3.580 Euro an Erlöse 2.000 Euro, an Umsatzsteuer 19 % (SKR03 1776, SKR04 3806) 380 Euro und an Durchlaufende Posten 1.200 Euro.
• Zahlungseingang: Bank 3.580 Euro an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 3.580 Euro. Das Konto Durchlaufende Posten steht für diesen Vorgang danach wieder auf null.
• In der Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheinen nur die 2.000 Euro Bemessungsgrundlage und die 380 Euro Steuer. Der Vorschuss taucht dort an keiner Stelle auf.

Eine Rechtsanwaltsgesellschaft zahlt für eine Mandantin einen Gerichtskostenvorschuss von 1.200 Euro. Kostenschuldnerin gegenüber dem Gericht ist die Mandantin als Partei des Verfahrens.

Weiterberechnete Auslagen: Welcher Steuersatz gilt?

• Reisekosten eines Beraters: Das Hotel berechnet 200 Euro zuzüglich 14 Euro Umsatzsteuer zum ermäßigten Satz. Der Berater zieht die 14 Euro als Vorsteuer ab und stellt dem Kunden 200 Euro Reisekosten zuzüglich 38 Euro Umsatzsteuer in Rechnung, weil seine Beratung dem Regelsatz unterliegt.
• Versandkosten eines Händlers: Auch wenn das Porto im Einkauf ohne Umsatzsteuer berechnet wurde, wird es als Nebenleistung zur Warenlieferung mit dem Steuersatz der Ware weiterberechnet.
• Gebühren, die der Unternehmer selbst schuldet, etwa für eine Registerauskunft, die er im eigenen Namen abruft, sind keine durchlaufenden Posten, auch wenn er sie in gleicher Höhe weiterreicht.
• Wird eine solche Auslage fälschlich ohne Umsatzsteuer weiterberechnet, schuldet der Unternehmer die Steuer trotzdem. Sie ist dann aus dem erhaltenen Betrag herauszurechnen, wenn der Kunde nicht nachzahlt.

Auslagen, die im eigenen Namen entstanden sind, teilen umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung. Sie werden mit deren Steuersatz abgerechnet, gleich ob und mit welchem Satz der Eingangsbeleg belastet war.

Durchlaufende Posten im Jahresabschluss und in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

• Zum Bilanzstichtag zeigt das Konto die offenen Vorgänge: Ein Sollsaldo ist eine Forderung an den Auftraggeber und gehört zu den sonstigen Vermögensgegenständen. Ein Habensaldo, etwa vereinnahmtes und noch nicht weitergeleitetes Fremdgeld, gehört zu den sonstigen Verbindlichkeiten.
• Laufen mehrere Auftraggeber über ein Sammelkonto, dürfen Soll- und Habensalden nicht gegeneinander verrechnet werden (§ 246 Abs. 2 HGB). Eine Aufstellung je Auftraggeber zum Stichtag macht das prüfbar.
• In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung scheiden durchlaufende Posten nach § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG ganz aus: Die Auszahlung ist keine Betriebsausgabe, die Erstattung keine Betriebseinnahme, auch wenn beide in verschiedene Jahre fallen.
• Vor dem Abschluss alte Posten durchsehen: Ein Betrag, der seit Monaten offen steht, wurde entweder nicht abgerechnet oder war nie ein durchlaufender Posten.

So erkennt die KI durchlaufende Posten

Beim Erfassen eines Belegs achtet die KI auf Hinweise, ob eine Zahlung erkennbar im Namen eines Dritten erfolgt ist – etwa weil die Rechnung bereits auf den Namen des Auftraggebers oder Mandanten lautet – und schlägt in diesem Fall die Buchung über ein durchlaufendes Postenkonto ohne Umsatzsteuer vor.

Ist die Namenszuordnung unklar, weist die KI auf die Unsicherheit hin, statt automatisch von einem durchlaufenden Posten auszugehen. Die endgültige Einordnung prüfen und bestätigen Sie, bevor die Buchung GoBD-konform festgeschrieben wird.

Häufige Fehler bei durchlaufenden Posten

• Eigene Auslagen mit späterer Weiterberechnung werden fälschlich als durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer behandelt.
• Der Nachweis, dass im fremden Namen gehandelt wurde, fehlt und lässt sich bei einer Prüfung nicht belegen.
• Auf einen echten durchlaufenden Posten wird versehentlich Umsatzsteuer berechnet und abgeführt.
• Durchlaufende Posten werden über ein Aufwands- oder Ertragskonto statt über ein neutrales Verrechnungskonto gebucht.

Häufige Fragen

Was unterscheidet einen durchlaufenden Posten von einer weiterberechneten Auslage?

Entscheidend ist, in wessen Namen die Ausgabe entstanden ist. Nur wer im fremden Namen und für fremde Rechnung handelt, verbucht einen echten durchlaufenden Posten ohne eigene Umsatzsteuer.

Fällt auf durchlaufende Posten Umsatzsteuer an?

Nein, durchlaufende Posten gehören nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht zum Entgelt und bleiben deshalb umsatzsteuerfrei.

Sind Reisekosten immer durchlaufende Posten?

Nur, wenn sie ausdrücklich im Namen und für Rechnung des Auftraggebers gebucht wurden. Werden sie im eigenen Namen verauslagt und weiterberechnet, zählen sie zum eigenen Entgelt.

Wie werden durchlaufende Posten gebucht?

Über ein eigenes, erfolgsneutrales Verrechnungskonto, ohne Umsatzsteuer und ohne Auswirkung auf Aufwand oder Ertrag.

Was passiert, wenn die Namenszuordnung unklar ist?

Die KI weist in diesem Fall auf die Unsicherheit hin, statt automatisch von einem durchlaufenden Posten auszugehen. Sie entscheiden und bestätigen die Buchung.

Welche Belege sollte ich für durchlaufende Posten aufbewahren?

Belege, aus denen sich eindeutig ergibt, dass im fremden Namen und für fremde Rechnung gehandelt wurde, etwa eine auf den Auftraggeber lautende Rechnung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer