Gutschriften buchen: kaufmännische Gutschrift und Abrechnungsgutschrift richtig unterscheiden

Zwei Bedeutungen von Gutschrift

Verwechslung führt in der Praxis regelmäßig zu Buchungsfehlern

Buchung der kaufmännischen Gutschrift

• An Kunden gerichtete Gutschrift: mindert die Forderung gegenüber dem Kunden und den ursprünglichen Erlös, die enthaltene Umsatzsteuer wird gegenläufig korrigiert
• Von Lieferanten erhaltene Gutschrift: mindert die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten sowie den ursprünglichen Wareneinkauf oder Aufwand
• Die Vorsteuer aus der ursprünglichen Eingangsrechnung wird anteilig zurückgebucht, da sich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG geändert hat
• Das Vorzeichen der Buchung richtet sich nach der Richtung der Gutschrift: Erlösminderung beim Verkäufer, Aufwandsminderung beim Käufer
• Die Gutschrift wird mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung erfasst, damit die Zuordnung im Nachhinein nachvollziehbar bleibt

Buchung der Gutschrift als Abrechnungsdokument

Rechnet ein Leistungsempfänger im Gutschriftsverfahren selbst über eine erhaltene Leistung ab, wird dieses Dokument beim Empfänger wie eine ausgehende Rechnung für die eigene Leistung des Ausstellers der Gutschrift behandelt – aus Sicht des Leistenden entsteht dadurch ein Erlös, aus Sicht des abrechnenden Unternehmens eine Eingangsrechnung mit entsprechendem Vorsteuerabzug.

Wichtig ist, dass der leistende Unternehmer der Abrechnung per Gutschrift nicht widerspricht; andernfalls verliert das Dokument seine Wirkung als Rechnung. In der laufenden Buchhaltung wird eine solche Gutschrift deshalb wie eine reguläre Eingangs- beziehungsweise Ausgangsrechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG behandelt, nicht wie eine Entgeltminderung.

Vorzeichen und Vorsteuerkorrektur im Überblick

Wann ist eine Gutschrift umsatzsteuerlich eine Rechnung?

• Eine bestimmte Form der Vereinbarung schreibt das Gesetz nicht vor. Eine Regelung im Vertrag erleichtert aber den Nachweis bei einer Prüfung.
• Die Gutschrift braucht alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG, also auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, und ausdrücklich das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
• Die fortlaufende Nummer vergibt der Aussteller der Gutschrift aus seinem eigenen Nummernkreis.
• Widerspricht der Leistende, verliert das Dokument die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Der Aussteller korrigiert seinen Vorsteuerabzug dann für den Zeitraum, in dem widersprochen wird, nicht rückwirkend.
• Auch für Gutschriften über inländische Umsätze zwischen Unternehmern gelten die Vorgaben zur elektronischen Rechnung einschließlich der Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG.
• Für reine Rechnungskorrekturen besser „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ schreiben, damit der Beleg nicht mit einer Abrechnungsgutschrift verwechselt wird.

Eine Gutschrift ersetzt die Rechnung des Leistenden nur, wenn die Abrechnung durch den Leistungsempfänger vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Ausstellen darf sie ein Leistungsempfänger, der Unternehmer ist und für sein Unternehmen einkauft, oder eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft.

Typische Abrechnungsgutschriften

• Provisionen für Handelsvertreter und Vermittler, die der Auftraggeber aus seinen Umsatzdaten berechnet.
• Vergütungen für eingespeisten Strom aus Photovoltaikanlagen, die der Netzbetreiber abrechnet.
• Honorare und Lizenzvergütungen, die ein Verlag oder Lizenznehmer nach verkauften Stückzahlen abrechnet.
• Ankauf von Altmetall und Schrott. Hier kommt häufig der Wechsel der Steuerschuldnerschaft nach § 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG hinzu: Die Gutschrift weist dann keine Umsatzsteuer aus, der Aussteller schuldet sie selbst.

Abrechnungsgutschriften sind dort üblich, wo der Leistungsempfänger die Abrechnungsgrundlage besser kennt als der Leistende. Wer abrechnet, trägt damit aber auch das Risiko eines falschen Steuerausweises.

Beispiel: Provisionsgutschrift und ihre spätere Korrektur

• Hersteller als Aussteller: Verkaufsprovisionen (SKR03 4760, SKR04 6770) 4.000 Euro und Abziehbare Vorsteuer 19 % (SKR03 1576, SKR04 1406) 760 Euro an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 4.760 Euro.
• Vertriebs-GmbH als Empfängerin: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 4.760 Euro an Provisionsumsätze 19 % USt (SKR03 8519, SKR04 4569) 4.000 Euro und Umsatzsteuer 19 % (SKR03 1776, SKR04 3806) 760 Euro.
• Ein vermitteltes Geschäft wird später storniert, 500 Euro Provision entfallen. Der Hersteller bucht: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 595 Euro an Verkaufsprovisionen 500 Euro und Abziehbare Vorsteuer 95 Euro. Die Vertriebs-GmbH mindert Erlös und Umsatzsteuer spiegelbildlich, beide im Zeitraum der Änderung (§ 17 Abs. 1 UStG).

Ein Hersteller rechnet die Provision seiner Vertriebs-GmbH für das zweite Quartal per Gutschrift ab: 4.000 Euro zuzüglich 760 Euro Umsatzsteuer.

Falscher Steuerausweis in der Gutschrift (§ 14c UStG)

• Beispiel: Eine GmbH rechnet mit einem Kleinunternehmer per Gutschrift über 1.000 Euro zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer ab und zahlt 1.190 Euro. Widerspricht der Kleinunternehmer nicht, schuldet er die 190 Euro nach § 14c UStG und bucht: Bank 1.190 Euro an Erlöse 1.000 Euro und an In Rechnung unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Steuerbeträge (SKR03 1783, SKR04 3851) 190 Euro. Die GmbH darf die 190 Euro nicht als Vorsteuer abziehen.
• Zu hoher Steuerbetrag, etwa 19 statt 7 Prozent: Die Gutschrift wird berichtigt, die Steuer wird entsprechend § 17 Abs. 1 UStG im Zeitraum der Berichtigung korrigiert (§ 14c Abs. 1 Satz 2 UStG).
• Unberechtigter Ausweis: Berichtigt werden kann erst, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, der Empfänger also keine Vorsteuer abgezogen oder sie zurückgezahlt hat. Die Berichtigung ist beim Finanzamt schriftlich zu beantragen (§ 14c Abs. 2 Satz 3 bis 5 UStG).
• Vor der ersten Gutschrift den Status des Leistenden klären: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer oder Wechsel der Steuerschuldnerschaft. Das erspart spätere Berichtigungen auf beiden Seiten.

Weist eine Gutschrift Umsatzsteuer aus, die der Leistende nicht schuldet, greifen die Regeln zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis. Wer einer solchen Gutschrift nicht widerspricht, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Nach § 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG gilt das ausdrücklich auch für Empfänger, die gar nicht Unternehmer sind oder keine Leistung erbracht haben, wenn sie nicht unverzüglich widersprechen.

Der Aussteller kann die zu Unrecht ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer abziehen, denn abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

So läuft die Kontierung einer Gutschrift ab

• Der Beleg wird erfasst; die KI prüft, ob ein Bezug zu einer bestehenden Rechnung erkennbar ist oder ob es sich um ein eigenständiges Abrechnungsdokument handelt
• Bei erkanntem Bezug zu einer Ausgangs- oder Eingangsrechnung wird die Korrektur-Buchung mit passender Vorsteuer- beziehungsweise Umsatzsteuerkorrektur vorgeschlagen
• Ohne erkennbaren Bezug wird die Gutschrift wie eine reguläre Rechnung mit vollem Vorsteuerabzug beziehungsweise voller Umsatzsteuerschuld vorgeschlagen
• Sie prüfen den Vorschlag und die zugrunde liegende Einordnung, korrigieren bei Bedarf und bestätigen die Buchung
• Nach Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben

Typische Fehler beim Buchen von Gutschriften

• Eine Abrechnungsgutschrift im Sinne des § 14 UStG wird versehentlich als Entgeltminderung mit Vorsteuerkorrektur gebucht, obwohl es sich um eine eigenständige Rechnung handelt
• Bei einer Korrektur-Gutschrift wird das Vorzeichen vertauscht, wodurch Erlös oder Aufwand doppelt statt gemindert erfasst werden
• Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung wird nicht dokumentiert, wodurch die spätere Zuordnung erschwert wird
• Die Vorsteuerkorrektur beim Empfänger einer Lieferantengutschrift wird schlicht vergessen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer kaufmännischen Gutschrift und einer Gutschrift nach § 14 UStG?

Die kaufmännische Gutschrift korrigiert eine bereits gestellte Rechnung, etwa bei Rabatt oder Retoure. Die Gutschrift im Sinne des § 14 UStG ist dagegen ein eigenständiges Abrechnungsdokument, das der Leistungsempfänger anstelle des Leistenden erstellt und das wie eine normale Rechnung wirkt.

Wie wird eine an einen Kunden ausgestellte Gutschrift gebucht?

Sie mindert die Forderung gegenüber dem Kunden und den ursprünglichen Erlös; die enthaltene Umsatzsteuer wird entsprechend nach § 17 UStG korrigiert.

Muss ich bei einer Lieferanten-Gutschrift die Vorsteuer korrigieren?

Ja, mindert sich durch die Gutschrift die Bemessungsgrundlage der ursprünglichen Eingangsrechnung, muss der zuvor geltend gemachte Vorsteuerabzug anteilig zurückgebucht werden.

Braucht eine Abrechnungsgutschrift eine Vorsteuerkorrektur?

Nein, sie ist eine eigenständige Rechnung und keine Korrektur eines Umsatzes. Sie wird wie eine reguläre Rechnung mit gewöhnlichem Vorsteuerabzug beziehungsweise gewöhnlicher Umsatzsteuerschuld behandelt.

Kann der leistende Unternehmer einer Abrechnungsgutschrift widersprechen?

Ja, widerspricht der Leistende der Abrechnung per Gutschrift, verliert das Dokument seine Wirkung als Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Wie erkennt die KI, welche Art von Gutschrift vorliegt?

Sie prüft, ob ein Bezug zu einer bereits erfassten Rechnung erkennbar ist. Findet sie einen solchen Bezug, schlägt sie eine Korrekturbuchung vor, andernfalls behandelt sie den Beleg wie eine eigenständige Rechnung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer