Geschenke an Geschäftspartner buchen: abzugsfähig oder nicht

Die Grenze und ihre Rechtsfolge

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG dürfen Aufwendungen für Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Unternehmens sind, den Gewinn nicht mindern, wenn sie je Empfänger und Wirtschaftsjahr 50 Euro übersteigen. Für Wirtschaftsjahre, die vor dem 1. Januar 2024 begonnen haben, lag die Grenze noch bei 35 Euro.

Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag: Wird sie überschritten, entfällt der Abzug für den gesamten Betrag, nicht nur für den übersteigenden Teil. Maßgeblich ist die Summe aller Geschenke an dieselbe Person im Wirtschaftsjahr, nicht die einzelne Zuwendung.

Umsatzsteuerlich zieht das den Vorsteuerabzug mit: Für Aufwendungen, die unter das Abzugsverbot fallen, ist die Vorsteuer nach § 15 Abs. 1a UStG nicht abziehbar. Praktisch heißt das: Übersteigt das Geschenk die Grenze, wird der Bruttobetrag auf das nicht abzugsfähige Konto gebucht.

Eine zweite, formale Hürde steht in § 4 Abs. 7 EStG: Geschenke gehören auf ein eigenes Konto, abgesetzt von den sonstigen Betriebsausgaben, und der Empfänger muss sich aus der Buchführung ergeben. Fehlt das, ist der Abzug auch unterhalb von 50 Euro verloren.

Die Konten in SKR03 und SKR04

• Geschenke abzugsfähig ohne Pauschalsteuer: SKR03 4630, SKR04 6610.
• Geschenke abzugsfähig mit Pauschalsteuer nach § 37b EStG: SKR03 4631, SKR04 6611.
• Geschenke nicht abzugsfähig ohne Pauschalsteuer: SKR03 4635, SKR04 6620.
• Geschenke nicht abzugsfähig mit Pauschalsteuer: SKR03 4636, SKR04 6621.
• Pauschale Steuern für Geschenke, abzugsfähig: SKR03 4632, SKR04 6612 – nicht abzugsfähig: SKR03 4637, SKR04 6622.
• Streuartikel: SKR03 4605, SKR04 6605.
• Geschenke, die beim Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden können: SKR03 4638, SKR04 6625.

Pauschalsteuer nach § 37b EStG

Was kein Geschenk ist

• Streuwerbeartikel bis 10 Euro je Stück – Kugelschreiber, Notizblöcke, Kalender mit Firmenaufdruck – gelten nicht als Geschenk und sind in voller Höhe abziehbar; eine Pauschalierung scheidet aus.
• Zuwendungen mit konkreter Gegenleistung sind kein Geschenk, sondern Entgelt und damit regelmäßig unbeschränkt abziehbar.
• Zuwendungen, deren Verwendung beim Empfänger allein betrieblicher Natur sein kann, fallen nicht unter die Freigrenze und bekommen ein eigenes Konto.
• Geschenke an eigene Arbeitnehmer fallen nicht unter § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG; sie sind Betriebsausgabe, lohnsteuerlich aber gesondert zu beurteilen.
• Bewirtung ist kein Geschenk und folgt eigenen Regeln.

Was passiert, wenn ein zweites Geschenk die 50-Euro-Grenze überschreitet?

• März: Soll Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG (SKR03 4630, SKR04 6610) 42,00 Euro und Soll Vorsteuer 7,98 Euro an Haben Bank 49,98 Euro.
• Dezember: Soll Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG (SKR03 4635, SKR04 6620) 20,00 Euro an Haben Bank 20,00 Euro, ohne Vorsteuerabzug.
• Dezember, Umbuchung des ersten Geschenks: Soll Geschenke nicht abzugsfähig 49,98 Euro an Haben Geschenke abzugsfähig 42,00 Euro und an Haben Vorsteuer 7,98 Euro. Die Berichtigung erscheint in der Voranmeldung für Dezember.
• Am Jahresende stehen 69,98 Euro auf dem nicht abzugsfähigen Konto; dieser Betrag wird bei der Gewinnermittlung hinzugerechnet.

Dann werden alle Geschenke an diesen Empfänger im Wirtschaftsjahr auf das nicht abzugsfähige Konto umgebucht, und die bereits gezogene Vorsteuer wird in dem Voranmeldungszeitraum berichtigt, in dem die Grenze überschritten wird (§ 17 Abs. 2 Nr. 5 in Verbindung mit § 15 Abs. 1a UStG).

Beispiel eines vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmens: Ein Kunde erhält im März ein Weinpräsent für 42,00 Euro netto zuzüglich 7,98 Euro Umsatzsteuer und im Dezember ein Fachbuch für 18,69 Euro netto zuzüglich 1,31 Euro Umsatzsteuer. Zusammen sind das 60,69 Euro netto – die Grenze ist überschritten.

Wie wird die Pauschalsteuer nach § 37b EStG gebucht und abgeführt?

• Geschenk: Soll Geschenke nicht abzugsfähig mit § 37b EStG (SKR03 4636, SKR04 6621) 142,80 Euro an Haben Bank 142,80 Euro.
• Pauschalsteuer: Soll Pauschale Steuer für Geschenke und Zuwendungen nicht abzugsfähig (SKR03 4637, SKR04 6622) an Haben Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer (SKR03 1741, SKR04 3730) 42,84 Euro. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer werden auf dieselbe Weise gebucht.
• Der Empfänger ist über die Steuerübernahme zu unterrichten (§ 37b Abs. 3 Satz 3 EStG). Bei ihm bleibt die Zuwendung dann außer Ansatz (§ 37b Abs. 3 Satz 1 EStG).

Die übernommene Pauschalsteuer gilt als Lohnsteuer. Sie wird in der Lohnsteuer-Anmeldung der Betriebsstätte angemeldet und spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abgeführt (§ 37b Abs. 4 EStG) – auch wenn der Empfänger ein Geschäftspartner ist und auf keiner Lohnliste steht. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer (§ 37b Abs. 1 Satz 2 EStG).

Beispiel: Ein Geschäftspartner erhält Kopfhörer für 120 Euro netto zuzüglich 22,80 Euro Umsatzsteuer, das Unternehmen übernimmt die Steuer. Das Geschenk liegt über 50 Euro, die Vorsteuer ist daher nicht abziehbar. Die Pauschalsteuer beträgt 30 Prozent von 142,80 Euro, also 42,84 Euro, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls pauschaler Kirchensteuer.

Geschenke an eigene Beschäftigte: andere Konten, andere Grenze

• Sachbezüge bleiben außer Ansatz, solange die Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Diese Freigrenze gilt je Monat und Beschäftigtem und ist von der 50-Euro-Grenze für Geschäftsfreunde zu unterscheiden, die je Empfänger und Wirtschaftsjahr gilt.
• Liegt der Vorteil darüber, kann der Arbeitgeber betrieblich veranlasste Sachzuwendungen nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal versteuern. Ausgeschlossen sind unter anderem Vorteile, die nach § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 10 oder Abs. 3 EStG bewertet werden, etwa die private Nutzung eines Firmenwagens.
• Die Pauschalsteuer für Beschäftigte hat ein eigenes Konto: Pauschale Steuer für Arbeitnehmer (SKR03 4198, SKR04 6039).

Sachgeschenke an Beschäftigte fallen nicht unter § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG. Sie gehören nicht auf die Geschenkkonten, sondern in den Personalaufwand, etwa auf Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer (SKR03 4152, SKR04 6072). Ob Lohnsteuer anfällt, entscheidet das Lohnsteuerrecht.

Was der Jahresabschluss aus den Geschenkkonten macht

• Je Geschenkkonto eine Liste nach Empfängern ziehen und je Person summieren; wer über 50 Euro liegt, wird vollständig umgebucht.
• Bei umgebuchten Geschenken prüfen, ob die Vorsteuer berichtigt wurde.
• Die Pauschalsteuer-Konten mit den Lohnsteuer-Anmeldungen des Jahres abstimmen.
• Für die Streuartikel stichprobenweise den Stückpreis anhand der Rechnung prüfen.

In der Handelsbilanz sind alle Geschenke Aufwand und stehen unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen; die Trennung nach abzugsfähig und nicht abzugsfähig spielt dort keine Rolle. Erst bei der steuerlichen Gewinnermittlung werden die nicht abzugsfähigen Beträge außerhalb der Bilanz hinzugerechnet.

Hinzugerechnet wird auch die Vorsteuer, die wegen § 15 Abs. 1a UStG nicht abgezogen werden durfte: Bei der GmbH schließt § 10 Nr. 2 KStG sie ausdrücklich vom Abzug aus, beim Einzelunternehmer § 12 Nr. 3 EStG. Deshalb wird der Bruttobetrag auf das nicht abzugsfähige Konto gebucht – sein Saldo zeigt dann den Betrag, der hinzuzurechnen ist.

So läuft der Fall in unserer Software

• Die Rechnung für das Präsent laden Sie hoch, die KI erkennt Betrag und Vorsteuer und schlägt ein Geschenkekonto vor.
• Sie ordnen den Empfänger als Geschäftspartner zu – damit steht die Zuordnung, die § 4 Abs. 7 EStG verlangt, in der Buchführung.
• Über die Auswertungen mit Konten-Drilldown sehen Sie jederzeit, welche Beträge je Empfänger im Jahr aufgelaufen sind, von der Saldenliste über das Kontenblatt bis zum Beleg.
• Für wiederkehrende Fälle legen Sie eine eigene Buchungsvorlage an, damit abzugsfähig und nicht abzugsfähig nicht verwechselt werden.
• Beim Jahresabschluss laufen die Konten in die richtige Position der Gewinn- und Verlustrechnung und in die Hinzurechnung nicht abziehbarer Betriebsausgaben.

Typische Fehler bei Geschenken

• Alle Geschenke landen auf einem einzigen Konto; die Trennung nach abzugsfähig und nicht abzugsfähig fehlt.
• Die Freigrenze wird je Geschenk statt je Empfänger und Wirtschaftsjahr geprüft.
• Bei nicht abziehbaren Geschenken wird trotzdem Vorsteuer gezogen.
• Die übernommene Pauschalsteuer wird pauschal als abzugsfähig behandelt, obwohl das Geschenk selbst über der Grenze liegt.
• Der Empfänger wird nicht aufgezeichnet – damit fällt der Abzug auch bei einem 20-Euro-Präsent weg.

Häufige Fragen

Gilt die 50-Euro-Grenze brutto oder netto?

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist der Nettobetrag maßgeblich. Wer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, etwa als Kleinunternehmer, rechnet mit dem Bruttobetrag.

Zählen mehrere kleine Geschenke an denselben Kunden zusammen?

Ja. Maßgeblich ist die Summe aller Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr. Drei Präsente zu je 25 Euro überschreiten die Grenze, und dann ist der gesamte Betrag nicht abziehbar.

Muss ich den Empfänger dem Finanzamt nennen?

Der Empfänger muss sich aus der Buchführung ergeben, damit die Prüfung die Freigrenze nachvollziehen kann. Werden Geschenke ohne Empfängerangabe gebucht, ist der Abzug unabhängig von der Höhe ausgeschlossen.

Kann ich die Pauschalsteuer nur für einzelne Kunden übernehmen?

Nein. Innerhalb des Kreises der Nicht-Arbeitnehmer ist das Wahlrecht für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres einheitlich auszuüben. Nur zwischen Nicht-Arbeitnehmern und eigenen Arbeitnehmern darf unterschiedlich entschieden werden.

Wie buche ich Werbeartikel mit Firmenlogo?

Streuwerbeartikel bis 10 Euro je Stück gelten nicht als Geschenk. Sie werden auf dem Streuartikelkonto erfasst, sind voll abziehbar und lösen keine Pauschalsteuer aus.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer