Telefon- und Internetkosten buchen: ein Konto, zwei Fallgruppen

Die Konten

• Telefon und Mobilfunk: SKR03 4920, SKR04 6805 – sonstige betriebliche Aufwendungen.
• Internetkosten: SKR03 4925, SKR04 6810.
• Bei einer kombinierten Flatrate für Telefon, Festnetz und Internet reicht ein Konto; es lässt sich sinnvoll umbenennen, damit erkennbar bleibt, was darauf läuft.
• Privatanteil beim Einzelunternehmer mit Umsatzsteuer: Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung), SKR03 8922, SKR04 4646.
• Gegenkonto für die unentgeltliche Wertabgabe: SKR03 1880, SKR04 2130.
• Ein Mobiltelefon als Anlagegut folgt den Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter; die laufenden Gebühren bleiben davon getrennt.

Fall 1: GmbH oder UG mit angestelltem Geschäftsführer

Stellt die Gesellschaft ihren Beschäftigten – einschließlich des Gesellschafter-Geschäftsführers – ein betriebliches Telefon, ein Mobiltelefon oder einen Internetanschluss zur Verfügung, ist die private Mitbenutzung nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt unabhängig vom Verhältnis zwischen beruflicher und privater Nutzung und erstreckt sich auch auf Zubehör und Software.

Für die Buchhaltung heißt das: Die Rechnung wird in voller Höhe als Betriebsausgabe erfasst, der Vorsteuerabzug bleibt bestehen, und es wird kein geldwerter Vorteil versteuert. Ein Privatanteil ist nicht herauszurechnen.

Voraussetzung ist, dass das Gerät oder der Anschluss dem Unternehmen gehört beziehungsweise der Vertrag auf das Unternehmen läuft. Erstattet die Gesellschaft stattdessen die Rechnung eines privaten Anschlusses des Geschäftsführers, greift die Steuerbefreiung nicht – dann liegt Arbeitslohn vor, soweit kein beruflicher Anteil nachgewiesen wird. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer kommt hinzu, dass die Gesamtausstattung der Bezüge angemessen bleiben muss.

Fall 2: Einzelunternehmer und Personengesellschafter

Wer keinen Arbeitsvertrag mit sich selbst hat, kann sich auch nicht selbst einen steuerfreien Vorteil gewähren. Hier ist der private Nutzungsanteil des betrieblichen Anschlusses als Entnahme zu erfassen. Bei einer Flatrate lässt sich der Anteil nicht exakt messen; eine sachgerechte Schätzung ist zulässig und muss nachvollziehbar begründet sein.

Umsatzsteuerlich werden die laufenden Gebühren nur mit dem betrieblichen Anteil als Aufwand gebucht, und auch die Vorsteuer daraus ist nur in dieser Höhe abziehbar; der private Anteil läuft brutto über das Privatkonto. Eine unentgeltliche Wertabgabe ist nur die private Nutzung des Geräts selbst (Abschn. 3.4 Abs. 4 UStAE). Die Steuerlast ist dieselbe wie bei vollem Vorsteuerabzug mit anschließender Wertabgabe, in der Voranmeldung steht der Betrag aber an anderer Stelle.

Beispiel: Monatsrechnung 33,57 Euro netto zuzüglich 6,38 Euro Umsatzsteuer, geschätzter Privatanteil 20 Prozent. Als Aufwand gebucht werden 26,86 Euro, als Vorsteuer 5,10 Euro; die übrigen 7,99 Euro gehen auf das Privatkonto.

Nachbarthemen, die oft mitlaufen

Privatanteil beim Einzelunternehmer: Gerät und Gebühren getrennt betrachten

Umsatzsteuerlich trennt die Finanzverwaltung das Telefon als Gegenstand von den laufenden Gebühren (Abschn. 3.4 Abs. 4 UStAE). Die private Nutzung eines dem Unternehmen zugeordneten Geräts ist eine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG. Aus Grund- und Verbindungsentgelten wird die Vorsteuer dagegen nur in Höhe des betrieblichen Anteils abgezogen. Der Steuerbetrag ist derselbe wie bei einer Versteuerung des Privatanteils als Wertabgabe; in der Voranmeldung steht er aber an anderer Stelle.

Beispiel Gebühren: Monatsrechnung 40 Euro netto zuzüglich 7,60 Euro Umsatzsteuer, geschätzter Privatanteil 30 Prozent. Abziehbar sind 70 Prozent der Vorsteuer, also 5,32 Euro. Buchung: Soll Telefon (SKR03 4920, SKR04 6805) 28,00 Euro, Soll Vorsteuer 5,32 Euro und Soll Privatentnahmen allgemein (SKR03 1800, SKR04 2100) 14,28 Euro an Haben Bank 47,60 Euro.

Beispiel Gerät: Ein Smartphone für 900 Euro netto ist voll dem Unternehmen zugeordnet und mit Vorsteuerabzug gekauft. Anschaffungskosten ab 500 Euro werden für die Wertabgabe auf den Berichtigungszeitraum des § 15a UStG von fünf Jahren verteilt (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Das ergibt 180 Euro im Jahr; 30 Prozent davon sind eine Bemessungsgrundlage von 54 Euro mit 10,26 Euro Umsatzsteuer. Gebucht wird über das Automatikkonto Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung) (SKR03 8922, SKR04 4646) gegen unentgeltliche Wertabgaben (SKR03 1880, SKR04 2130).

Ertragsteuerlich zählt als Entnahme der private Anteil der tatsächlichen Abschreibung. Weicht er von der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage ab, wird der Unterschied ohne Umsatzsteuer erfasst (SKR03 8918, SKR04 4638).

Handy im Mobilfunkvertrag: Gerätepreis und Tarif aufteilen

Weist der Vertrag für das Gerät einen eigenen Kaufpreis aus, der in Raten mit der Monatsrechnung bezahlt wird, sind Gerät und Tarif zwei Vorgänge: Das Handy wird mit dem vollen Gerätepreis als Anlagegut erfasst, die offenen Raten sind eine Verbindlichkeit, und nur das Tarifentgelt ist laufender Aufwand.

Beispiel: Gerätepreis 960 Euro netto zuzüglich 182,40 Euro Umsatzsteuer, zahlbar in 24 Monatsraten zu 47,60 Euro; Tarif 25 Euro netto zuzüglich 4,75 Euro Umsatzsteuer im Monat. Bei Übergabe des Geräts und mit einer Rechnung über den Gerätepreis: Soll Betriebs- und Geschäftsausstattung 960,00 Euro und Soll Vorsteuer 182,40 Euro an Haben sonstige Verbindlichkeiten 1.142,40 Euro. Jeden Monat: Soll sonstige Verbindlichkeiten 47,60 Euro, Soll Telefon 25,00 Euro und Soll Vorsteuer 4,75 Euro an Haben Bank 77,35 Euro.

Mit 960 Euro liegt das Gerät über der Grenze von 800 Euro für die Sofortabschreibung. Es wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben oder, wenn für das Jahr ein Sammelposten gebildet wird, in diesen aufgenommen (§ 6 Abs. 2a EStG).

Fehlt im Vertrag ein gesonderter Gerätepreis – etwa beim Handy für einen symbolischen Euro –, fehlt auch der Maßstab für eine Aufteilung. In der Praxis wird dann der tatsächlich für das Gerät berechnete Betrag angesetzt, und die Monatsrechnung bleibt Telefonaufwand.

Diensthandy für Beschäftigte: Überlassen ist steuerfrei, Übereignen nicht

§ 3 Nr. 45 EStG befreit nur den Vorteil aus der privaten Nutzung eines betrieblichen Geräts. Schenkt die Gesellschaft das Gerät dem Beschäftigten oder verkauft sie es ihm verbilligt, geht es in sein Eigentum über – der Vorteil ist dann steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten samt Zubehör und Internetzugang kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent erheben, wenn die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt; dasselbe gilt für Zuschüsse zu den Internetkosten des Beschäftigten (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Der Vorgang gehört deshalb in die Lohnabrechnung, nicht auf das Telefonkonto.

Umsatzsteuerlich ist die unentgeltliche Übereignung an Beschäftigte einer Lieferung gleichgestellt, wenn das Gerät zum Vorsteuerabzug berechtigt hat (§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG). Bemessungsgrundlage ist der Einkaufspreis eines gleichartigen Geräts im Zeitpunkt der Übereignung (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG).

So läuft der Fall in unserer Software

• Die monatliche Rechnung des Anbieters kommt per E-Mail-Postfach oder aus dem Belegordner herein; die KI liest Betrag und Umsatzsteuer aus und schlägt das Telefonkonto vor.
• Für den immer gleichen Betrag legen Sie eine Dauerbuchung an, damit die Position nicht monatlich neu erfasst werden muss.
• Kommt der Betrag per Lastschrift vom Bankkonto, ordnet die Bankanbindung die Zahlung der bereits erfassten Rechnung zu.
• Der Privatanteil beim Einzelunternehmen lässt sich als eigene Buchungsvorlage anlegen, damit Betrag und Steuerschlüssel jedes Jahr gleich bleiben.
• Doppelt eingegangene Rechnungen – etwa als Scan und als Anhang einer E-Mail – werden mit einer Dublettenwarnung gemeldet.

Typische Fehler bei Kommunikationskosten

• In der GmbH wird ein Privatanteil für den Geschäftsführer herausgerechnet, obwohl § 3 Nr. 45 EStG die Nutzung steuerfrei stellt.
• Beim Einzelunternehmen wird der Privatanteil zwar ertragsteuerlich erfasst, aber nicht der Umsatzsteuer unterworfen.
• Der private Anschluss des Geschäftsführers wird von der Gesellschaft bezahlt, ohne den Vorgang lohnsteuerlich zu würdigen.
• Gerätekauf und laufende Gebühren landen auf demselben Konto, sodass das Anlagegut in der Anlagenbuchhaltung fehlt.
• Die geschätzte Aufteilung wird nirgends dokumentiert und lässt sich in der Prüfung nicht begründen.

Häufige Fragen

Muss die GmbH für das Diensthandy des Geschäftsführers einen geldwerten Vorteil ansetzen?

Nein. Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei — auf den Anteil der privaten gegenüber der beruflichen Nutzung kommt es dabei nicht an. Voraussetzung ist, dass Gerät und Vertrag dem Unternehmen zuzurechnen sind.

Wie hoch darf der geschätzte Privatanteil beim Einzelunternehmer sein?

Einen gesetzlichen Prozentsatz gibt es nicht. Die Schätzung muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen und begründbar sein. In der Praxis werden Anteile im Bereich von 20 bis 50 Prozent angesetzt, je nach Art des Betriebs.

Auf welches Konto gehört die Mobilfunkrechnung?

Auf das Telefonkonto, SKR03 4920 beziehungsweise SKR04 6805. Reine Internetkosten laufen über SKR03 4925 beziehungsweise SKR04 6810. Bei einer kombinierten Flatrate genügt ein Konto.

Darf ich die Vorsteuer aus der Telefonrechnung voll ziehen?

Ja, wenn der Anschluss unternehmerisch genutzt wird und das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigte Umsätze ausführt. Beim Einzelunternehmer ist der private Anteil dann als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Wie behandle ich ein Handy, das mehr als 800 Euro kostet?

Dann scheidet die Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG aus und das Gerät wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer planmäßig abgeschrieben. Es gehört damit in die Anlagenbuchhaltung und in den Anlagenspiegel.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer