Forschung und Entwicklung im Lagebericht: was hineingehört und wie es zur Bilanz passt

Was das Gesetz verlangt

§ 289 Abs. 2 Satz 1 HGB zählt Bereiche auf, auf die der Lagebericht „auch einzugehen“ hat; Nummer 2 ist der Bereich Forschung und Entwicklung. Seit dem Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz ist die Vorschrift als Pflicht formuliert, vorher hieß es, der Lagebericht „soll“ darauf eingehen. Sie gilt für jede Gesellschaft, die einen Lagebericht aufstellt, also für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften; für den Konzernlagebericht enthält § 315 HGB eine entsprechende Regel.

Wie ausführlich der Abschnitt sein muss, sagt das Gesetz nicht. Maßstab ist die Bedeutung von Forschung und Entwicklung für das Unternehmen: Ein Maschinenbauer, der einen nennenswerten Teil seines Umsatzes mit Produkten der letzten Jahre erzielt, berichtet ausführlich; ein Handelsunternehmen ohne eigene Entwicklung braucht keinen Abschnitt über etwas, das es nicht gibt. Ein kurzer klarstellender Satz erspart aber Rückfragen von Prüfer und Lesern. DRS 20 konkretisiert die Berichterstattung im Abschnitt zu den Grundlagen des Unternehmens.

Forschung, Entwicklung, Aktivierung: die Begriffe des HGB

Für den Lagebericht ist die Unterscheidung wichtig, weil dieselben Kosten in der Bilanz unterschiedlich behandelt werden. § 255 Abs. 2a HGB definiert beide Begriffe: Forschung ist die eigenständige und planmäßige Suche nach neuen wissenschaftlichen oder technischen Erkenntnissen, über deren Verwertbarkeit und Erfolgsaussichten grundsätzlich keine Aussagen möglich sind. Entwicklung ist die Anwendung von Forschungsergebnissen oder anderem Wissen für neue oder wesentlich veränderte Güter und Verfahren.

Was die Aktivierung außerhalb des Lageberichts auslöst

• Anhang: Bei Aktivierung sind der Gesamtbetrag der Forschungs- und Entwicklungskosten des Geschäftsjahrs und der davon auf selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände entfallende Betrag anzugeben (§ 285 Nr. 22 HGB); für kleine Gesellschaften entfällt die Angabe nach § 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB.
• Ausschüttungssperre: In Höhe der aktivierten Beträge, vermindert um die darauf gebildeten passiven latenten Steuern, müssen nach einer Ausschüttung frei verfügbare Rücklagen und Gewinnvortrag abzüglich eines Verlustvortrags übrig bleiben (§ 268 Abs. 8 HGB).
• Steuerbilanz: Selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens dürfen dort nicht angesetzt werden (§ 5 Abs. 2 EStG). Der Unterschied führt bei mittelgroßen und großen Gesellschaften zu passiven latenten Steuern nach § 274 HGB.
• Bilanzausweis: Die aktivierten Beträge stehen unter „Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte“ (§ 266 Abs. 2 A. I. 1. HGB).

Was in den Abschnitt gehört

Kennzahlen mit Rechenbeispiel

Fiktive mittelgroße Maschinenbau-GmbH; alle Werte sind Beispielzahlen.

Die F&E-Quote setzt die gesamten Forschungs- und Entwicklungskosten ins Verhältnis zu den Umsatzerlösen. Die Aktivierungsquote zeigt, welcher Teil dieser Kosten als Entwicklungskosten in die Bilanz gegangen ist. Wichtig ist, welche Zahl gemeint ist: Die gesamten F&E-Kosten sind höher als der F&E-Aufwand in der GuV, weil der aktivierte Teil zunächst nicht das Ergebnis belastet, sondern erst über die Abschreibungen.

Beispiel: Formulierung für den Abschnitt

Passend zu den Zahlen oben; als Beispiel gekennzeichnet und an Ihre Verhältnisse anzupassen.

Beispiel: „Forschung und Entwicklung konzentrieren sich auf die Steuerungstechnik unserer Verpackungsanlagen und auf energiesparende Antriebe. Die Arbeiten erfolgen in einer zentralen Entwicklungsabteilung am Sitz der Gesellschaft, ergänzt durch ein gemeinsames Projekt mit einer technischen Hochschule. Im Jahresdurchschnitt waren 58 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Forschung und Entwicklung tätig (Vorjahr 52).

Die Forschungs- und Entwicklungskosten stiegen auf 6,3 Mio. € (Vorjahr 5,5 Mio. €); das entspricht 7,5 Prozent der Umsatzerlöse (Vorjahr 7,1 Prozent). Davon haben wir 1,4 Mio. € als selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände aktiviert (Vorjahr 0,9 Mio. €), im Wesentlichen für die neue Steuerungsplattform, deren Markteinführung für das zweite Halbjahr 2027 geplant ist. Abgeschlossen wurde die Entwicklung einer Antriebsbaureihe, die seit dem dritten Quartal 2026 ausgeliefert wird.

Für 2027 planen wir F&E-Kosten auf dem Niveau des Berichtsjahres. Verzögerungen bei der Steuerungsplattform würden die geplante Umsatzentwicklung im Geschäftsbereich Verpackung belasten; wir beschreiben dieses Risiko im Risikobericht.“

Typische Fehler im F&E-Abschnitt

• GuV-Aufwand und Gesamtkosten verwechselt: Der Lagebericht nennt 4,9 Mio. €, der Anhang nach § 285 Nr. 22 HGB 6,3 Mio. € — ohne Erklärung wirkt das widersprüchlich.
• Aktivierung ohne Erwähnung: Die Bilanz zeigt erstmals selbst geschaffene Schutzrechte, der Lagebericht schweigt dazu.
• Nur Werbetext: Produkte werden gelobt, aber weder Kosten noch Beschäftigte noch Ergebnisse genannt.
• Keine Verbindung zur Prognose: Der Prognosebericht rechnet mit Umsätzen aus neuen Produkten, der F&E-Abschnitt erwähnt deren Entwicklungsstand nicht.
• Zu viel Detail: Projektnamen, Kundennamen oder technische Einzelheiten sind nicht verlangt. Wer sie aus Wettbewerbsgründen weglässt, behält ein zutreffendes Gesamtbild.

So geht es mit lagebericht.io

• Saldenliste hochladen, Konten den HGB-Posten zuordnen, Fragebogen je Abschnitt beantworten
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lagebericht.io baut den Lagebericht je Gesellschaft und Geschäftsjahr nach § 289 HGB und DRS 20 auf. Der Abschnitt zu Forschung und Entwicklung ist ein bedingter Abschnitt: Er erscheint, wenn Sie F&E-Tätigkeiten bejahen. Der Fragebogen fragt Schwerpunkte, F&E-Kosten, Beschäftigte, Aktivierung, Abschreibungen und Ergebnisse ab; Angaben aus dem Vorjahr, soweit vorhanden, belegen passende Antworten vor; was offen bleibt, steht als [BITTE ERGÄNZEN] im Entwurf. Bilanz, GuV und Anhang erstellt weiter, wer sie bisher erstellt.

Häufige Fragen

Muss jede mittelgroße GmbH im Lagebericht über Forschung und Entwicklung berichten?

Jede GmbH, die einen Lagebericht aufstellt, muss auf den Bereich eingehen, soweit es ihn gibt. Betreibt sie keine Forschung und Entwicklung, genügt ein kurzer klarstellender Satz oder der Abschnitt entfällt. Kleine Gesellschaften stellen ohnehin keinen Lagebericht auf.

Gehören aktivierte Entwicklungskosten in den Lagebericht?

Ja, sie gehören zum Bild der F&E-Tätigkeit. Der Lagebericht sollte nennen, wie viel aktiviert wurde, wofür und wie sich das auf das Ergebnis auswirkt. Im Anhang stehen nach § 285 Nr. 22 HGB zusätzlich Gesamtbetrag und aktivierter Anteil; beide Stellen müssen übereinstimmen.

Welche F&E-Zahl nenne ich: GuV-Aufwand oder Gesamtkosten?

Am verständlichsten sind die gesamten Forschungs- und Entwicklungskosten mit dem aktivierten Anteil daneben — so wie es auch der Anhang bei Aktivierung verlangt. Wer stattdessen nur den Aufwand in der GuV nennt, sollte das ausdrücklich sagen, damit Leser die Zahl mit dem Anhang abgleichen können.

Müssen Patente im Lagebericht angegeben werden?

Eine ausdrückliche Pflicht gibt es nicht. Patentanmeldungen sind aber ein verbreiteter Ergebnisindikator, gerade wenn das Unternehmen sie selbst zur Steuerung nutzt. Wichtiger als die bloße Zahl ist die Erklärung, welche Bedeutung die Schutzrechte für das Geschäft haben.

Wie wird selbst entwickelte Software behandelt?

Software, die das Unternehmen für den eigenen Gebrauch auf Dauer entwickelt, ist ein selbst geschaffener immaterieller Vermögensgegenstand des Anlagevermögens. Für die Entwicklungsphase gilt deshalb das Aktivierungswahlrecht des § 248 Abs. 2 HGB mit denselben Folgen für Anhang, Ausschüttungssperre und latente Steuern. Im Lagebericht kann sie Teil des F&E-Abschnitts sein, wenn sie für das Geschäft wesentlich ist.

Wie viel darf ausgeschüttet werden, wenn Entwicklungskosten aktiviert sind?

Nur so viel, dass die danach frei verfügbaren Rücklagen zuzüglich Gewinnvortrag und abzüglich Verlustvortrag die aktivierten Beträge abzüglich der passiven latenten Steuern decken (§ 268 Abs. 8 HGB). Beispiel: Bei 3,2 Mio. € aktivierten Entwicklungskosten und angenommenen 30 Prozent Steuersatz sind 0,96 Mio. € passive latente Steuern abzuziehen; gesperrt bleiben 2,24 Mio. €.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 289 HGB — Abs. 2 Satz 1 Nr. 2: Bereich Forschung und Entwicklung im Lagebericht
• § 248 HGB — Abs. 2: Aktivierungswahlrecht und -verbote für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände
• § 255 HGB — Abs. 2a: Begriffe Forschung und Entwicklung, Herstellungskosten
• § 285 HGB — Nr. 22: Anhangangabe der F&E-Kosten bei Aktivierung
• § 268 HGB — Abs. 8: Ausschüttungssperre
• § 5 EStG — Abs. 2: kein Ansatz selbst geschaffener immaterieller Wirtschaftsgüter in der Steuerbilanz

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